Компания ООО «ВестГродноПартс» осуществляет свою деятельность в сфере оптовой торговли техникой и оборудованием для сельского и лесного хозяйства.
Ситуация до внедрения модуля
В своей работе мы регулярно сталкиваемся с ситуацией, когда отгрузка товара происходит в одной иностранной валюте (например, доллары), а оплата поступает в другой (например, российские рубли).
Такие кейсы особенно часты при работе с зарубежными контрагентами и гибкими условиями расчетов, и это одна из самых сложных зон учета.
Основные сложности были следующими:
- Ручное закрытие задолженности между разными валютами
Система не позволяла автоматически «состыковать» оплату и реализацию в разных валютах. Приходилось делать это вручную через бухгалтерские справки.
- Сложные расчеты курсовых и суммовых разниц
Нужно было учитывать курсы на разные даты, правильно рассчитывать разницы и отражать их в учете. При большом количестве документов это превращалось в весьма трудоемкий процесс.
- Ошибки и высокая нагрузка
Если по одной поставке было несколько оплат (или наоборот), расчеты становились крайне запутанными. В таких случаях приходилось буквально вручную рассчитывать все взаимосвязи – иногда даже «на калькуляторе».
- Корректное начисление НДС
При возникновении суммовых разниц необходимо выставлять дополнительные счета-фактуры. Это тоже делалось вручную и требовало отдельного контроля.
В итоге учет валютных операций занимал чересчур много времени и требовал высокой концентрации, поскольку любая ошибка влияла в том числе на отчетность.
К какому решению пришли и почему
Мы рассматривали разные варианты оптимизации работы на проблемном участке, но стало очевидно: стандартного функционала используемой конфигурации 1С «СофтСервис:Надежный бухучет» недостаточно для корректной работы с разновалютными расчетами. Проблема носила системный характер:
- операции нужно не просто учитывать, а связывать между собой;
- важно автоматически формировать проводки;
- необходимо учитывать требования законодательства по НДС.
Поэтому оптимальным решением стала интеграция в нашу 1С специализированного модуля «Конверсия задолженности» от ООО «СофтСервис», который:
- автоматизирует перекрытие задолженности между разными валютами;
- учитывает особенности бивалютных договоров и нестандартных расчетов;
- формирует корректные бухгалтерские проводки.
Ключевым фактором стало то, что модуль предлагает две схемы работы, что полностью покрывает реальные бизнес-сценарии:
- работа с заранее известными бивалютными договорами;
- работа с «плавающей» валютой оплаты.
Что было реализовано специалистами «СофтСервис»
1. Настройка системы и подготовка базы
2. Настройка работы по двум сценариям
- Бивалютные договоры – используются, когда заранее известно в какой валюте будет отгрузка и оплата.
В этом случае:
- договор фиксируется как бивалютный;
- система автоматически подбирает логику учета;
- оплата проходит как аванс, а затем закрывается через конверсию.
- Прочие операции – используются, когда валюта оплаты заранее неизвестна.
В этом случае:
- создается основной договор и дополнительный (для оплаты);
- в документе конверсии указывается курс пересчета;
- система автоматически рассчитывает суммы и формирует проводки.
3. Автоматизация ключевых операций
- автоматическое заполнение документов оплаты и обязательств;
- распределение задолженности;
- перекрытие документов по принципу FIFO;
- учет ситуаций, когда одна оплата закрывает несколько отгрузок;
- автоматическое определение суммовых разниц.
4. Работа с НДС
При возникновении суммовых разниц:
- формируется документ начисления НДС;
- автоматически создается корректировочный счет-фактура.
Результат после внедрения
В итоге наша работа с валютными расчетами изменилась кардинально:
- Не нужно вручную «связывать» оплаты и реализации – система делает это сама.
- Операции, которые раньше занимали часы (особенно при большом количестве документов), теперь выполняются за минуты.
- Исключен ручной ввод проводок и расчетов – соответственно, снизился риск ошибок.
- Счета-фактуры по суммовым разницам формируются автоматически, в соответствии с требованиями законодательства.
- В любой момент можно увидеть какие документы перекрыты, какие остались в задолженности, как сформировались суммы и разницы.
- Мы спокойно работаем с любыми схемами расчетов – как фиксированными, так и гибкими по валюте.
Итог
Внедрение модуля «Конверсия задолженности» позволило нам перевести сложный и трудоемкий бизнес-процесс в полностью автоматизированный. Если раньше валютные операции требовали ручной работы и повышенного контроля, то теперь это прозрачный, быстрый и управляемый механизм, встроенный в систему учета. За что благодарим нашего партнера по автоматизации и разработчика модуля – компанию «СофтСервис»!