О компании:
Здравствуйте. Меня зовут Екатерина. Я – бухгалтер предприятия Филиал Дорожно-строительное управление № 1 открытого акционерного общества «Дорожно-строительный трест № 2, г. Гомель».
Основные виды деятельности, осуществляемые Филиалом ДСУ № 1 ОАО «ДСТ № 2, г. Гомель»:
- строительство, ремонт и реконструкция автомобильных дорог и искусственных сооружений на них;
- розничная торговля и общественное питание (магазин и кафе «Серпантина»).
Описание ситуации:
Нашему предприятию необходимо было оптимизировать процессы, связанные с ведением учета хозяйственной деятельности. Конечно, мы понимали, что это невозможно без автоматизации и внедрения с этой целью специального, подходящего нашей организации, программного обеспечения.
И важным шагом на пути оптимизации нашей работы стал переход на новую учетную систему, разработанную компанией-1С:Франчайзи ООО «СофтСервис» на платформе «1С:Предприятие 8» – «СофтСервис:Строительное предприятие 8». Данная программа 1С позволяет в комплексе автоматизировать бухгалтерский, кадровый учет и расчет заработной платы строительных предприятий, принимая во внимание специфику и нормативные акты строительной сферы Республики Беларусь, и отличается от других 1С для строительных компаний наличием функционала для:
- автоматического распределения затрат по объектам строительства (в документах приемки строительных работ, списания материалов и др. достаточно указать только наименование объекта);
- учета путевых листов;
- расчета зарплаты при использовании различных форм оплаты труда (повременная, сложная сдельная).
Немаловажным при определении системы автоматизации стал и тот факт, что разработка «СофтСервис» обладает широким потенциалом для доработки функционала.
Про одну из таких доработок хотим рассказать подробнее:
Каждый месяц мы предоставляем сотрудникам нашей организации расчетные листки, в которых отражена информация об удержаниях, начислениях и заработной плате.
Ранее долгое время мы поступали следующим образом: формировали расчетные листки, распечатывали их, после чего раздавали работникам предприятия. Этот процесс требовал весомых временных и финансовых ресурсов и явно нуждался в оптимизации, поскольку штат сотрудников нашего предприятия – немалый.
С целью оптимизации процесса оповещения сотрудников об удержаниях и начислениях и, понимая, что возможности новой учетной системы достаточно обширны, мы обратились к нашему партнеру по автоматизации, в компанию «СофтСервис».
Специалисты «СофтСервис» оперативно откликнулись на наш запрос и предложили следующее решение: разработать и внедрить в нашу программу 1С возможность производить рассылку расчетных листов на электронную почту каждого работника предприятия буквально в несколько кликов. Конечно, мы согласились на такой вариант. После чего специалисты «СофтСервис» реализовали в 1С необходимый функционал, для старта работы с которым нам было достаточно:
- Заполнить данные электронной почты, с которой будет производиться рассылка расчетных листков.
- Для каждого сотрудника указать, на какой e-mail должен отправляться расчетный листок.
Теперь работаем по следующей схеме:
- заходим в 1С и формируем отчет «Рассылка расчетных листочков»;
- выбираем организацию, месяц, за который будет осуществляться рассылка, и сотрудников, на e-mail которых необходимо направить расчетные листки;
- нажимаем «Выполнить», и программа производит рассылку.
После чего работники предприятия централизованно получают на свои e-mail расчетные листки с данными об удержаниях, начислениях и заработной плате.
Дополнительные плюсы доработки, выполненной специалистами «СофтСервис» в нашей 1С, которые мы можем выделить:
- После каждой рассылки в программе формируется специальный отчет с перечнем сотрудников, в адрес которых были отправлены расчетные листки. Это позволяет нам проконтролировать корректность выполнения действия.
- Рассылку можно делать как одному сотруднику, так и группе сотрудников либо сразу по всей организации.
- Обработка шифрует каждый документ перед отправкой. Это позволяет обеспечить конфиденциальность и безопасность данных.
В результате внедрения «СофтСервис:Строительное предприятие 8» и выполненных в системе доработок:
- Мы заметили, как сократились трудозатраты сотрудников и время на выполнение объемных задач, стали оперативнее решаться задачи, минимизировалось число ошибок при расчетах.
- За счет работы в единой базе была решена проблема дублирования и искажения информации, а обмен данными между сотрудниками и подразделениями происходит максимально оперативно.
- Простота формирования различной отчетности по имеющимся данным за любой период способствует своевременному обеспечению информацией ответственных лиц и руководства для оценки ключевых показателей эффективности работы предприятия и принятия обоснованных управленческих решений.
- Процесс оповещения сотрудников нашей организации об удержаниях, начислениях и заработной плате в значительной степени был оптимизирован за счет автоматической рассылки данных на электронные почты. Теперь бухгалтерам не нужно распечатывать каждый расчетный листок и выделять время на общение с работниками для передачи расчетного листка лично в руки каждому. Да и затраты на бумагу, канцелярские принадлежности и др. заметно сократились.
- Повысились точность и прозрачность учета, а также эффективность управления нашим предприятием.
Благодарим ООО «СофтСервис» за качественно проделанную работу в процессе внедрения и доработки выбранной нами программы 1С и надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество!