Если раньше работа с практикантами была дополнительной нагрузкой, то теперь это понятный и полностью управляемый процесс внутри единой системы 1С.
Меня зовут Елена Олеговна, и я работаю главным бухгалтером в компании ОДО «ДАХ», которая с 1995 года специализируется на строительной деятельности. Предприятие относится к категории генподрядных строительных организаций, имеет аттестат соответствия на право осуществления функций генподрядчика и на строительство объектов 2 категории. ОДО «ДАХ» выполняет следующие виды строительно-монтажных работ:
- штукатурные работы;
- малярные и стекольные работы;
- санитарно-технические работы;
- столярные и плотничные работы;
- разборка и снос зданий и сооружений;
- прочие наружные и внутренние отделочные работы;
- производство иных конструкций и изделий, используемых в строительстве;
- наружные и внутренние сети электроснабжения;
- наружные сети водоснабжения, канализации, теплоснабжения.
ОДО «ДАХ» – успешная организация, поскольку на протяжении долгих лет компанией и ее трудовым коллективом пройден сложный путь становления, создания репутации надёжной компании, выполняющей работы качественно и оперативно.
Ситуация до внедрения
Каждый год мы принимаем на практику студентов профильных учебных заведений. В сезон их количество доходило до 20 – 30 человек, и именно тогда начинались основные сложности.
Во-первых, оформление документов. Договоры на практику мы составляли вручную – в Word, под каждого студента отдельно. Думаю, не сложно представить, как много времени это занимало.
Во-вторых, учет рабочего времени. Практиканты не входят в штат, но их присутствие на объектах необходимо фиксировать. Табели велись отдельно от основной системы: часть приходила на бумаге, часть – в мессенджерах. В итоге к концу месяца данные приходилось буквально «собирать по кусочкам».
В-третьих, расчеты и выплаты. Нужно было учитывать ставки, налоги, особенности взаимодействия с учебными заведениями. При этом выплаты зачастую перечислялись не самим студентам, а учреждениям образования. Все это мы считали вручную в Excel, что занимало много времени и увеличивало вероятность ошибок.
По сути, работа со студентами-практикантами была полностью «ручной» и отнимала значительный ресурс бухгалтерии и кадровой службы.
Почему выбрали модуль «Практиканты» от «СофтСервис»
Мы понимали, что стандартного функционала нашей 1С «СофтСервис:Строительное предприятие 8» недостаточно для учета практикантов, т.к. у них особый статус: они не сотрудники, но их рабочее время и выплаты должны корректно отражаться в системе.
Решение пришло в виде специализированного модуля «Практиканты», который встраивается в кадровый и расчетный контур 1С и учитывает все особенности работы со студентами.
Нас убедили несколько ключевых возможностей:
- оформление договоров прямо в 1С с хранением всех данных по студентам и учебным заведениям;
- отдельный табель учета рабочего времени практикантов;
- автоматический расчет выплат с учетом налогов и ставок;
- формирование платежных поручений на учебные заведения;
- готовые отчеты по практикантам.
Фактически, модуль закрывал все наши «болевые точки» по части работы со студентами – от кадрового учета до бухгалтерии.
Результаты после внедрения
После интеграции модуля «Практиканты» в нашу 1С «СофтСервис:Строительное предприятие 8» работа изменилась кардинально:
- Теперь оформление практиканта занимает не час, а 10 – 15 минут: мы создаем один документ в системе, и на его основе автоматически формируются все необходимые данные – договор, личная карточка, приказ.
- Табель учета рабочего времени ведется прямо в 1С. Ответственные сотрудники отмечают выходы студентов, и эти данные сразу попадают в расчет. Больше нет необходимости собирать информацию вручную из разных источников. Достаточно запустить расчет – и система автоматически подтягивает часы, ставки, налоги и формирует итоговые суммы. Это значительно снизило риск ошибок.
- Отдельно хочу отметить платежи: теперь система сама формирует платежные поручения на учебные заведения, как того требуют правила. Мне остается только проверить и выгрузить их в банк.
- Также стало проще контролировать ситуацию:
- есть полная отчетность по практикантам;
- видно, сколько человек работает, сколько часов отработано;
- можно быстро оценить эффективность привлечения студентов.
Итог
Внедрение модуля «Практиканты» позволило нам:
- сократить время на оформление и работу со студентами-практикантами в несколько раз;
- исключить ручные расчеты и связанные с ними ошибки;
- навести порядок в документах и табелях;
- повысить прозрачность учета и управляемость процесса.
Если раньше работа с практикантами была дополнительной нагрузкой, то теперь это понятный и полностью управляемый процесс внутри единой системы 1С.
Благодарим нашего многолетнего партнера по вопросам 1С – ООО «СофтСервис», за благополучное разрешение нашего вопроса!