Кейс о том, как были автоматизированы ключевые бизнес-процессы в ЧСУП «Крупский Автосервис», и к каким результатам это привело.
ЧСУП «Крупский Автосервис» работает с 1999 года: ремонтирует легковые и грузовые автомобили, продаёт автозапчасти. До недавнего времени сервисная служба и бухгалтерия жили отдельно. Документы заполнялись вручную, расчёты страдали от ошибок, а контроль за остатками запчастей был слабым.
С чем столкнулись: что мешало расти бизнесу
Каждый ремонт начинался с бумажной заявки. Механики на глаз прикидывали стоимость, часто ошибались. Клиенты нервничали из-за неожиданных доплат. Заказ-наряды писались от руки или в таблицах – терялись, дублировались, их было сложно найти для гарантийного случая.
Кроме того:
- Подбор аналогов деталей занимал часы – листали каталоги, звонили поставщикам.
- Списание запчастей и материалов происходило постфактум, часто задним числом. Остатки на складе не сходились.
- Не видели реальную загрузку постов и механиков. Не могли быстро оценить, кто сколько заработал, а какой ремонт приносит убыток.
- Отчётность для бухгалтерии собиралась по несколько дней – акты выполненных работ, счета, гарантийные талоны.
Нужно было решение, которое объединит сервис и бухгалтерию в единой системе, ускорит оформление заказ-нарядов и даст прозрачный контроль над каждым этапом ремонта.
Что выбрали и почему
Искали отраслевое решение на базе 1С, которое закроет специфику СТО, – подключили к программе «СофтСервис:Типовая 8» модуль «СофтСервис:СТО 8». Причины:
- Модуль специально разработан для автосервиса, шиномонтажа, автомойки.
- Поддерживает наличный и безналичный расчёт, текущий и гарантийный ремонт.
- Позволяет вести учёт в одной информационной базе с бухгалтерией – не нужно перебивать данные.
- Гибкая настройка нормо-часов, скидок, аналогов деталей.
Специалисты «СофтСервис» провели консультацию, дали удалённый доступ к демо-версии, а затем выполнили установку и настройку отраслевого модуля.
Как автоматизировали ключевые бизнес-процессы
Особое внимание уделили заказ-нарядам – главному документу СТО. Теперь в системе:
- Формирование заказ-наряда по шаблону: выбираем автомобиль, вид ремонта (текущий или гарантийный), способ оплаты (нал/безнал). Программа автоматически подставляет нормы времени и стоимость нормо-часа.
- Предварительная калькуляция ещё на этапе заявки. Клиент сразу видит сумму, а механик – перечень работ и деталей.
- Подбор аналогов прямо в документе: по детали система показывает замены из справочника, который мы наполнили сами.
- Автоматическое списание материалов при закрытии заказ-наряда. Остатки на складе обновляются в реальном времени – контроль жёсткий.
- Печать полного пакета документов одним нажатием: акт выполненных работ, акт приёма-передачи, гарантийный талон, лист материалов на заявку, договор-заказ. Отдельно формируется акт простоя поста – удобно при долгих ремонтах.
Дополнительно автоматизированы:
- Журнал регистрации актов выполненных работ.
- Отчёты по выполненным ремонтам (в разрезе автомобилей, механиков, постов).
- Прейскурант на работы – печатаем для клиентов в любой момент.
- Учёт в УСН – без доработок.
Результаты: что изменилось
Изменения мы оценили практически сразу. Время оформления одного заказ-наряда сократилось с 20–30 минут до 3–5 минут – благодаря шаблонам, автоподстановке нормо-часов и готовым спискам аналогов. Исчезли ошибки в предварительной калькуляции: теперь клиент получает точную стоимость ещё до начала работ, а скидки или наценки прозрачно отражаются в документе.
Поиск аналогов деталей перестал быть отдельной задачей – механик подбирает замену прямо в заказ-наряде за секунды, что ускоряет согласование с клиентом и увеличивает оборот запчастей на складе. Списание материалов теперь происходит автоматически при закрытии заказ-наряда, поэтому остатки на складе всегда актуальны, а бухгалтеру не приходится догонять механику.
Раньше отчёты по выполненным ремонтам и по загрузке механиков собирали днями – сейчас они формируются за минуты. Мы ежедневно видим загрузку каждого поста и можем оперативно корректировать запись клиентов. Бухгалтерская отчётность перестала быть узким местом: все акты, счета, гарантийные талоны уже есть в системе, время на подготовку регламентированной отчётности сократилось в три раза.
Главное же – сервисная служба и бухгалтерия теперь работают в одной информационной базе. Исчез двойной ввод данных, сверки больше не отнимают часы. Экономия времени только на сверках составляет около 10 часов в неделю.
Благодарим команду «СофтСервис» за профессиональный подход, помощь при внедрении модуля СТО и качественное сопровождение. Решение работает с апреля 2020 года и мы продолжаем развивать учёт на этой платформе.