«Раньше на поиск материала уходило много времени, теперь – секунды»
Меня зовут Анна Федоровна, я главный бухгалтер компании «ВолКов». Наша компания занимается изготовлением кованых изделий: ворота, перила, заборы, калитки, навесы, флюгера, козырьки, беседки, кованая мебель и многое другое. Все изделия проходят многоуровневую обработку перед установкой: металл очищается от ржавчины, грунтуется, покрывается кузнечной краской. Специалисты выполняют работы «под ключ», включая монтаж металлокаркасных конструкций и навесов.
У нас есть склад-магазин, где хранятся материалы. Долгое время самым проблемным участком для учета был именно склад.
С чем мы столкнулись: болевые точки бухгалтера и склада
Наш склад-магазин содержит типичный для металлообработки набор: металлопрокат (профильные трубы, арматура, листовой металл), расходные материалы (электроды, проволока) и большой объем крепежа – саморезы, болты, гайки. Основная сложность – большое количество похожей номенклатуры с одинаковыми названиями, но разной маркировкой. Визуально отличить позиции друг от друга иногда сложно, особенно когда речь идет о мелком крепеже.
До автоматизации процессы выглядели так:
- При оприходовании товара: Продавцы тратили много времени на поиск нужной позиции в справочнике или создавали новую, из-за чего в базе появлялись дубли. Одна и та же позиция могла называться по-разному. Для бухгалтерии это означало путаницу в учете и сложности при закрытии периода.
- При передаче материалов в производство: Специалисты получали материалы по документам, но из-за визуальной схожести могли забрать не то, что числится в заказе. В итоге фактический расход материалов не совпадал с данными учета, а себестоимость готового изделия рассчитывалась некорректно.
- При инвентаризации: Перебирать ящики с крепежом и мелкими деталями, пытаясь понять, что где лежит и соответствует ли это данным 1С – процесс долгий. Расхождения были регулярными. Любая ошибка на складе в итоге ложилась на плечи бухгалтеров при закрытии месяца и расчете себестоимости.
Что сделали: автоматизировали подбор по штрихкодам
Мы работаем в программе «СофтСервис:Надежный бухучет». Чтобы решить проблему, обратились к нашему партнеру по автоматизации – компании «СофтСервис». Специалисты доработали функционал под наши задачи:
- Генерация штрихкодов. Теперь при поступлении товаров мы сразу маркируем каждую позицию уникальным штрихкодом. Программа позволяет печатать этикетки прямо из документа поступления.
- Подбор сканированием. В ключевых документах – оприходование товаров, перемещение, списание материалов в производство, инвентаризация – реализована возможность заполнения табличных частей путем сканирования штрихкода.
Процесс стал простым: пришла партия материалов – наклеили этикетки со штрихкодами. При выдаче в производство достаточно отсканировать этикетку, и программа сама подставляет нужную номенклатуру. Ошибка исключена, потому что каждый код уникален и жестко привязан к конкретной позиции в справочнике.
Результаты для бизнеса и бухгалтерии
Изменения мы оценили практически сразу. Время приемки партии материалов сократилось в разы: если раньше на поиск или создание номенклатуры уходило много времени, то сейчас достаточно просто отсканировать этикетки – и документ готов.
Главное, что удалось полностью исключить ошибки при списании материалов в производство. Раньше монтажники могли визуально перепутать похожий крепеж и забрать не те позиции, что приводило к срыву сроков на объекте. Теперь система не позволяет ошибиться: отсканированный штрихкод автоматически подтягивает именно ту номенклатуру, которая числится в документе.
Инвентаризация склада перестала быть долгим и мучительным процессом. Раньше на перебор ящиков с мелкими деталями уходили дни, и мы все равно получали расхождения. Сейчас достаточно пройтись по складу со сканером – данные сверяются за несколько часов, а фактические остатки всегда соответствуют учетным.
Как главного бухгалтера самый важный итог – прозрачность складских остатков. Раньше из-за ошибок при списании данные в учёте расходились с тем, что фактически лежало на складе, и приходилось тратить время на поиск причин этих расхождений. Сейчас материалы списываются корректно, остатки всегда сходятся, и при закрытии периода я спокойна: учёт точен и прозрачен.
«Когда продавцы перестали подбирать номенклатуру вручную и начали использовать сканеры, у меня исчезла головная боль с пересортицей. Раньше в документах могло числиться одно, а по факту списано другое. Сейчас система не дает ошибиться: отсканированный штрихкод автоматически подтягивает правильную номенклатуру. И не важно, саморез это, болт или профильная труба – главное, что в учете все сходится», – Анна Федоровна, главный бухгалтер.
Хочется отметить профессиональный подход специалистов «СофтСервис». Они не просто доработали программу, а вникли в нашу специфику – кованое производство, склад-магазин, – и предложили удобный инструмент, который действительно решает проблему. Решение работает и полностью закрывает наши потребности в учете материалов.