Внедрение «1С:ERP Управление предприятием 2 для Беларуси» в Гродненском республиканском унитарном предприятии электроэнергетики «Гродноэнерго»

О ПРЕДПРИЯТИИ:

Предметом деятельности предприятия Гродненское республиканское унитарное предприятие электроэнергетики «Гродноэнерго» (РУП «Гродноэнерго») является осуществление производства, передачи, распределения электрической и тепловой энергии и продажи этой энергии юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям и гражданам в целях удовлетворения их потребности в электрической и тепловой энергии, а также иной коммерческой деятельности.

Предметом деятельности предприятия Гродненское республиканское унитарное предприятие электроэнергетики «Гродноэнерго» (РУП «Гродноэнерго») является осуществление производства, передачи, распределения электрической и тепловой энергии и продажи этой энергии юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям и гражданам в целях удовлетворения их потребности в электрической и тепловой энергии, а также иной коммерческой деятельности.

Структура РУП «Гродноэнерго»:

• Основное производство:

• Аппарат управления;
• Гродненские электрические сети;
• Лидские электрические сети;
• Волковысские электрические сети;
• Ошмянские электрические сети;
• Гродненские тепловые сети;
• Лидские тепловые сети;
• Гродненская ТЭЦ-2;
• Предприятие средств диспетчерского и технологического управления;

• Вспомогательное производство:

• РСП "Энергостройремонт";
• Агрофирма "Старый Дворец";
• Учебный центр;
• Санаторий "Энергетик".

Общая численность компании (включая филиалы): 6128 сотрудников.

ЧТО ПОСЛУЖИЛО ПРИЧИНАМИ ДЛЯ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ:

Необходимость в единой системе, что позволит:

• вести многовалютный учет движения и остатков денежных средств;
• формировать и вести платежный календарь;
• формировать аналитическую отчетность по движению денежных средств, а также осуществлять расширенный финансовый анализ;
• вести учет кредитов и займов, банковских гарантий, аккредитивов, заложенного имущества, договоров лизинга, операций по депозитам, ценным бумагам и взаиморасчетам;
• формировать доходную и расходную части бюджетов отдельных структурных подразделений, а также сводный бюджет предприятия;
• формировать финансовые планы, вести лимиты собственных денежных средств и контролировать их при регистрации хозяйственных операций;
• планировать, контролировать сроки и исполнение расчетов с дебиторами и кредиторами;
• вести и хранить различные плановые версии бюджета доходов и расходов и бюджета движения денежных средств, корректировать показатели бюджетов с указанием причин и изменений;
• формировать отчеты с разной степенью агрегации данных, в том числе ведомственную отчетность в части управления финансами и др.

ЦЕЛИ ПРОЕКТА:

Основная цель – создание единой комплексной системы для управления бюджетом и финансами РУП «Гродноэнерго», формирование единой информационной системы с целью контроля и анализа финансовых потоков и, как следствие, обеспечение согласованного, оперативного и продуктивного процесса управления финансами РУП «Гродноэнерго», повышение финансово-экономической эффективности и устойчивости предприятия.

КАК РУКОВОДСТВО ПОДХОДИЛО К ВЫБОРУ СИСТЕМЫ, ПОЧЕМУ БЫЛО ВЫБРАНО ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ «1С:ПРЕДПРИЯТИЕ»:

Через анализ имеющихся решений на рынке и тендер было проведено концептуальное обследование всех бизнес-процессов предприятия, для определения полного комплекса информационных баз и конфигураций, которые необходимо внедрить. По итогу обследования было принято решение об автоматизации управления финансами и бюджетом одним из первых процессов. Выбор платформы 1С:Предприятие был сделан ввиду универсальности, т.к. предполагается использование разных конфигураций на данной платформе для отдельных бизнес-процессов, а также гибкости, т.к. конфигурации достаточно легко поддаются доработке, а некоторые возможности по настройке форм и отчетов есть и у пользователей системы.

УНИКАЛЬНОСТЬ ПРОЕКТА:

• Компания осуществляет деятельность с привлечением средств республиканского и областного бюджета, что накладывает повышенные требования к прозрачности, контролю и регламентированию финансовых операций.
• Ежедневное формирование финансовых отчетов филиалами с большим количеством данных и централизованное ежедневное/ежемесячное предоставление плановых и фактических данных в вышестоящую организацию ГПО «Белэнерго».
• Контроль лимитов денежных средств при регистрации расходных хозяйственных операций в разрезе статей бюджетов и до конкретного объекта строительства.
• Расширенный финансовый анализ с высоким уровнем детализации плановых и фактических данных.
• Работа по договорам генподряда, которая предполагает в первичных учетных и платежных документах ведение сумм по субподрядчикам и отдельный учет сумм, перечисляемых в Фонд развития строительной отрасли.
• Два варианта расчетов за поставленный товар. Система должна планировать оплаты и формировать заявки на расходование ДС либо по каждой поставленной накладной, либо единая оплата по договору в целом в момент поставки 100% товара.
• Компания ведёт деятельность по договорам, предусматривающим условия отложенного платежа, при которых часть суммы удерживается до полного исполнения обязательств подрядчиком.
• Отложенные платежи: при автоматическом формировании заявок на оплату система уменьшает сумму оплаты на процент отложенного платежа, с последующим формированием общей заявки после полной реализации условий договора.
• Финансирование филиалов: ежедневное формирование перечислений ДС для филиалов в рамках их заявленных потребностей.
• «Корректировка движения ДС»: инструмент для финансиста филиала для формирования факта, уточненного за отчетный месяц без корректировки первичных документов.
• Контроль сроков исполнения и оплат по договорам. Осуществляется информирование ответственных о наступлении данных сроков через рабочее место «Управление отклонениями».
• Автоматически рассчитываются штрафные санкции по договору в соответствии с условиями договора с возможностью формирования документа «Претензия» и передачи его для в юридический отдел организации для последующей претензионно-исковой работы.

ВЫПОЛНЕННЫЕ РАБОТЫ:

Проект по автоматизации выполнялся в три этапа:

1. Обследование и разработка технического решения по проекту.
2. Разработка, настройка автоматизированной системы.
3. Опытная эксплуатация.

После выполнения этапа опытной эксплуатации система передана в промышленную эксплуатацию с подписанием договора АО.

На этапе промышленной эксплуатации производится:

• Консультация бизнес-аналитиков по вопросам пользователей;
• Выявление ошибок и недоработок системы в пределах протоколов, приложений и отдельных технических решений (заданий);
• Составление перечня отклонений;
• Доработка системы согласно утвержденному перечню отклонений;
• Сопровождение и доработка системы в режиме промышленной эксплуатации в течении гарантийного срока.

КЛЮЕВЫЕ ИТОГИ ПРОЕКТА НА СЕГОДНЯШНИЙ ДЕНЬ:

• Учет движения денежных средств организации.
• Клиент территориального казначейства.
• Учет кредитов, заложенного имущества, банковских гарантий, аккредитивов, лизинга.
• Финансовое планирование (бюджетирование).
• Платежи и платежный календарь.
• Учет договоров.
• Ведение нормативно-справочной информации (НСИ).

В результате чего:

• Повысилась оперативность получения информации о планируемых платежах, прозрачность исполнения утвержденных бюджетов. Снизилось количество ошибок при планировании финансов и расходовании денежных средств за счет внедрения единой информационной системы, обеспечивающей прослеживаемость данных до первичных инициаторов заявок, контроль пользователей при внесении аналитик в документах и договорах, а также унификацию процесса согласования оплат.
• Для руководителей стало доступно оперативное получение консолидированной информации по заявкам на расходование денежных средств, исполнению бюджетов и финансовых планов, что упростило процесс принятия управленческих решений.
• Для подразделений автоматизация процесса подачи и согласования заявок на финансирование позволила исключить дублирование информации, повысить дисциплину исполнения бюджета, ускорить прохождение финансовых документов, минимизировать незапланированные траты.
• Формирование экземпляров бюджетов и финансовых планов в единой системе обеспечило согласованность плановых и фактических данных, сократило число ручных операций, снизило вероятность ошибок и повысило достоверность управленческой отчётности.
• Одним из важных результатов внедрения стало формирование единой, согласованной структуры статей движения денежных средств и унифицирование шаблонов финансовых планов для подразделений и филиалов компании. Ранее подразделения аппарата управления и филиалы использовали собственные подходы к классификации статей ДДС, что затрудняло консолидацию данных, снижало точность планирования и осложняло контроль исполнения бюджета. В ходе проекта была выработана и утверждена централизованная модель классификации статей ДДС, обеспечивающая прозрачность и сопоставимость финансовых показателей по всем подразделениям. Это позволило сократить время на подготовку и согласование финансовых планов, упростить анализ исполнения бюджета, повысить точность планирования денежных потоков, обеспечить централизованный контроль за расходами по ключевым статьям.
• Одним из значимых достижений проекта стало внедрение механизма автоматического формирования заявок на расходование денежных средств на основании условий договоров и связанных с ними учетных документов. Ранее сотрудники формировали заявки вручную, что требовало дополнительных трудозатрат и приводило к несоответствиям и задержкам в процессе подготовки платежей. Теперь система автоматически генерирует заявку, если выполнены предусмотренные договором условия. Заявки формируются с учетом условий оплаты: предоплата, оплата по факту, смешанная оплата. При этом в заявку автоматически подтягиваются реквизиты договора, контрагента, сумма и назначение платежа, что обеспечивает полноту и корректность данных. Это позволило значительно сократить трудозатраты на формирование заявок, повысить точность и прозрачность финансовых операций, исключить дублирование и человеческий фактор в подготовке платежных документов, обеспечить своевременное исполнение договорных обязательств.

ПЛАНЫ ДАЛЬНЕЙШЕГО РАЗВИТИЯ СИСТЕМЫ:

Планируется развивать систему в направлении расширения её функциональных возможностей. Также рассматривается реализация дополнительных интеграций с внешними информационными системами для повышения эффективности бизнес-процессов и обеспечения сквозного информационного обмена. Планируется интеграция с вышестоящей организацией ГПО «Белэнерго» в части отправки данных о финансировании работ по объектам строительства, отправка отчетности по финансовым планам доходов и расходов по плановым, оперативным, фактическим данным. Это позволит обеспечить более высокую прозрачность и оперативность финансового контроля.