«СофтСервис» всегда идет в ногу со временем, отслеживая современные тенденции, чтобы расширять ассортимент авторских программных решений и развивать уже имеющиеся программы 1С для упрощения работы пользователей. Одна из последних таких разработок реализует интеграцию 1С и системы электронного документооборота СТТ и позволяет работать с электронными накладными прямо из программы 1С! Почему это так важно?
Всё больше и больше организаций по всей территории Беларуси внедряют в свои процессы электронный документооборот, чтобы ощутить на себе все его преимущества в сравнении с классическим, бумажным:
- быстрый и простой обмен юридически значимыми документами как внутри предприятия, так и с внешними контрагентами;
- сокращение финансовых затрат на распечатку и доставку необходимой документации адресату;
- повышение эффективности использования рабочего времени и др.
Однако, без настроенной интеграции между 1С и системой электронного документооборота (EDI-система) пользователю приходится выполнять двойную работу, постоянно переключаясь между разными окнами:
- сначала в веб-браузере открывать портал EDI-системы и в личном кабинете вручную вводить данные для создания электронного документа;
- затем заходить в программу 1С и повторять то же самое.
На всё это пользователь тратит немало времени и сил, поскольку количество информации, которую необходимо заполнить в ручном режиме для создания хотя бы одного электронного документа – впечатляет. А, если представить, что таких документов у предприятия за месяц – сотни? Объем работы выходит действительно внушительный. Плюс, интерфейс EDI-системы и 1С отличается – это значит, что пользователю постоянно приходится перестраиваться, переключаясь между программами, и держать в уме, что и куда было внесено.
Процесс явно нуждался в оптимизации. Что специалисты «СофтСервис» и сделали, создав обработку, которая встраивается в программу 1С, интегрируется с системой электронного документооборота EDI-провайдера ООО «Современные технологии торговли» и реализует возможность работы с электронными товарными накладными и электронными товарно-транспортными накладными напрямую из 1С!
Как это работает?
Для отправки электронной товарной накладной (ЭТН) либо электронной товарной-транспортной накладной (ЭТТН) пользователь:
- заходит в 1С и вносит необходимые документы (в зависимости от конфигурации это можно сделать вводом на основании иных документов или автоматическими схемами работы);
- в обработке по интеграции отмечает нужные документы и нажимает кнопку «Подписать и отправить»;
- выбирает вариант формирования электронных накладных для отправки – ЭТН либо ЭТТН;
- всё!
Остальное сделает интеграционное решение, разработанное ООО «СофтСервис»: сформирует электронные документы нужного вида, подпишет их электронно-цифровой подписью пользователя (ЭЦП), после чего отправит в личный кабинет на портале EDI-провайдера, предварительно присвоив документам уникальные номера, и выставит их адресату/адресатам. Выходит, пользователю достаточно нажать в 1С буквально одну кнопку, чтобы готовый электронный документ стал доступен его получателю в личном кабинете EDI-системы!
Для получения электронного документа пользователь:
- заходит в 1С и в обработке по интеграции нажимает на кнопку «Обновить состояния» для получения текущей актуальной информации по входящим электронным документам из личного кабинета EDI-провайдера;
- выделяет нужные документы и нажимает на кнопку «Загрузить»;
- выбирает вид создаваемого документа в системе 1С;
- проверяет, и, если необходимо, корректирует загруженные документы с данными из электронных накладных;
- в той же обработке по интеграции выбирает нужные документы и нажимает на кнопку «Отправить ответ»;
- затем выбирает вариант формирования ответного сообщения: если с документом всё в порядке – «Принять и подписать», если документ требует правок – «Отказаться и вернуть на корректировку», после чего система сама сформирует необходимый ответ и направит его отправителю;
- всё!
Не нужно переключаться между 1С и EDI-системой. Вся работа происходит в «одном окне»!
Дополнительные плюсы разработки «СофтСервис»:
- Предусмотрены различные «состояния» электронного документа, чтобы пользователь, не выходя из программы 1С, мог отследить его статус. Например, полученный адресатом документ приобретает статус «Доставлен». А, в ситуации, когда адресат отказался принимать документ и вернул его на корректировку, документ получает отметку «Требует исправления». Также удобно, что каждое состояние разворачивается по типу документа.
- Электронные документы возможно отправлять не только по одному, но и группами.
- В процессе электронного документооборота пользователю не приходится изучать какие-либо служебные сообщения от EDI-системы. Интеграционное решение само их обрабатывает.
- Система не запрашивает у пользователя никаких паролей: они вводятся в 1С один раз на этапе настройки.
- Доступна работа через «тонкий клиент», «толстый клиент» либо «веб-приложение».
- Есть возможность прямо в 1С получить печатную форму электронной накладной: как сформированную 1С, так и предоставленную от провайдера.
- 1С контролирует срок действия кодов GLN (Global Location Number), которые присваиваются контрагентам, предприятию и его подразделениям после регистрации в международной системе электронного документооборота сроком на 1 год. Причем пользователь сам может выбрать, за сколько дней до истечения срока действия кодов система должна ему об этом напомнить. Кроме того, в системе хранится информация по кодам GTIN (Global Trade Item Number), присваиваемым всем продуктам и материалам.
- Разработка максимально гибкая: может работать с разными конфигурациями 1С, разными системами электронного документооборота (в ближайших планах – расширение возможностей интеграции для работы с EDI-системами провайдеров «Бидмарт» и «ЭДиН») и модернизироваться под запросы пользователей.
Как видите, разработка «СофтСервис» оптимизирует процесс работы с электронными документами и помогает сократить время на выполнение рутинных операций!
Хотите и вы прокачать документооборот вашей организации, но не знаете, с чего начать?
Звоните в «СофтСервис», проконсультируем и предложим оптимальный вариант!