Печатные формы табеля и индивидуального графика под внутренние регламенты завода

На одном из белорусских заводов решили расширить возможности 1С:8. Обратились к экспертам «СофтСервис», чтобы еще больше адаптировать программу «СофтСервис:Зарплата и кадры 3.0» под свои внутренние регламенты. Рассказываем, как это было и почему такая настройка доступна каждому предприятию.

Ситуация: утверждённые на заводе формы отличались от стандартных 

На предприятии несколько лет использовали программу «СофтСервис:Зарплата и кадры 3.0». Функционал программы полностью устраивал, но печатные формы двух ключевых документов: Табеля учета рабочего времени и Индивидуального графика не совпадали с утверждёнными внутри компании шаблонами. 

Так бывает, когда предприятие со временем вырабатывает собственные стандарты оформления документов: меняется состав подписантов, добавляются дополнительные строки, удаляются или переставляются колонки, уточняется вывод подразделений. Всё это особенности внутренних регламентов, которые необходимо отражать в документах, но которые не всегда предусмотрены в типовых настройках.

Из-за различий с типовыми формами и внутренними шаблонами кадровики и бухгалтеры после формирования документа повторяли действия:

• вписывали от руки утверждающие подписи и грифы согласования;

• зачёркивали лишние колонки;

• переставляли местами подписантов;

• правили вывод подразделений, чтобы он выглядел правильно.

Такая рутина отнимала ценное время, а опечатка или пропущенная правка могли стать причиной замечаний.

Решение: адаптация печатных форм под регламенты завода

Вместо того чтобы переучивать сотрудников или менять внутренние стандарты, специалисты «СофтСервис» доработали конфигурацию под требования предприятия. Изменения затронули две основные печатные формы. Это одно из типовых направлений работ: эксперты компании регулярно адаптируют печатные формы под внутренние правила белорусских организаций. 

Как адаптировали печатные формы под внутренние стандарты

Специалисты «СофтСервис» разобрали каждый элемент форм, который не совпадал с регламентами, и настроили программу так, чтобы всё стало на свои места.

Начали с подписей и грифов.

В Табеле и Индивидуальном графике добавили утверждающие надписи в верхнем правом углу точно по образцу заказчика. В графике появился ещё и согласующий гриф в левом верхнем углу. Затем заменили подписанта «Руководитель структурного подразделения» на «Проверил» — так принято на предприятии. А подписанта «Работник кадровой службы» убрали вовсе, так как он в этих документах не нужен.

Затем привели в порядок колонки.

Из табеля исчезла колонка «Данные для начисления заработной платы по видам и направлениям затрат», так как её на заводе не заполняют. Колонки «Неявки» теперь имеют фиксированный состав, ровно тот, который утверждён. В индивидуальном графике убрали ещё больше: удалили не только «Данные для начисления», но и «Неявки» со «Сверхурочными», а вместо них добавили колонку «Ознакомлен», чтобы сотрудники расписывались, что ознакомлены с графиком.

И наконец, отредактировали структуру и вывод данных.

Наименования подразделений теперь выводятся гибко: если документ заполняется по подразделению и группам сотрудников, в шапке пишется «Подразделение, Группа» через запятую, если только по подразделению — только оно. Дни месяца больше не разрываются по строкам: все числа с 1 по 31 идут одной строкой. Итоги по видам времени переместились вниз таблицы, а внизу слева добавились строки «Режим работы» и «Перерыв для отдыха и питания». 

Результат: готовые документы в несколько кликов

После адаптации печатные формы Табеля и Индивидуального графика полностью соответствуют внутренним регламентам завода. Вот, какие изменения заметили сотрудники предприятия:

• Кадровики и бухгалтеры больше не тратят время на дописывание подписей, удаление лишних колонок и перестановку строк. Документ формируется сразу в том виде, в котором его можно подписывать.

• Исключены риски при проверках. В формах нет лишних подписантов, все обязательные грифы утверждения на месте, колонки строго соответствуют утверждённому образцу. 

Главный итог — автоматизация  стала реальным помощником. 

Почему это важно: настройка под регламенты 

Этот кейс лишь один из примеров того, как команда «СофтСервис» помогает белорусским предприятиям адаптировать учётные системы под реальные бизнес-процессы. Эксперты компании выполняют такие настройки на регулярной основе для заводов, торговых компаний.

У каждого предприятия есть особенности, свои утверждённые формы документов. И типовое решение — это только база. Чтобы система работала эффективно, её нужно адаптировать под реальные процессы.

Какой эффект можно ожидать:

• документы, которые формируются сразу готовыми к подписанию;

• полное соответствие внутренним регламентам без ручных правок;

• снижение нагрузки на кадровую службу и бухгалтерию;

• уверенность в прохождении проверок.

Такую настройку можно заказать для любого предприятия, независимо от того, сколько печатных форм требует доработки.

Получите аналогичное решение для вашего предприятия

Оставьте заявку на сайте, и специалисты СофтСервис предложат сроки и рассчитают стоимость доработки.