О клиенте:
Добрый день! Меня зовут Оксана Петровна, я главный бухгалтер ООО «Производственно-коммерческая компания ОМЕГА». Мы более 20 лет успешно работаем на рынке международных и региональных грузоперевозок. Автопарк нашей компании состоит из 30 автопоездов и 15 автомобилей для локальной перевозки грузов.
Проблема:
Одна из наиболее сложных задач – расчет фактического расхода и подготовка данных для списания топлива по каждому автомобилю. Для этого необходимы достоверные данные о поступлении.
Ранее работа выглядела так:
Автомобили, которые выполняют локальные перевозки выполняют в среднем 1 заправку в день, автомобили, выполняющие международные перевозки, 1 раз в неделю. Таким образом, в месяц выполняется не менее 600 заправок.
В конце месяца мы получали данные от поставщика в общем виде. Были указаны: номер заправочной карты, вид топлива, объем и сумма.
Затем вручную:
-
группировали данные по картам;
-
по номерам карт, формировали объем заправок каждого автомобиля;
-
с учетом норм, рассчитывали расход и остатки топлива по каждому автомобилю;
-
переносили информацию в учетную систему и формировали данные для списания.
Ежемесячно эти операции занимали не менее 5 рабочих дней.
Бизнес-задачи:
Нам нужна была система, которая позволит:
-
Отказаться от ручных операций по обработке данных о заправках.
-
Исключить ручной расчет расхода топлива и перенос информации в учетную систему.
-
Сформирует данные для списания в разрезе автомобилей.
Решение:
Мы внедрили программу «СофтСервис:Типовая 8», в которой ООО «СофтСервис» разработал инструменты, позволяющие упростить и ускорить специфические операции:
-
Данные о заправках автоматически загружаются в программу, которая их обрабатывает и группирует согласно закрепленным топливным картам в разрезе единиц техники.
-
Программа самостоятельно рассчитывает расход и остаток топлива по каждому автомобилю с учетом норм расхода.
-
Автоматически формирует данные для списания.
-
Нам остается только проследить за своевременной загрузкой данных из внешних систем, а также провести выборочную проверку корректности данных.
Сейчас эти операции занимают несколько минут, вместо 5 рабочих дней. Мы довольны сотрудничеством с ООО «СофтСервис» и автоматизацией операций по движению и расходу топлива.