Переход на современную программу 1С и внедрение специализированного модуля принесло компании конкретные операционные результаты.
Общая информация
Открытое акционерное общество «Контакт» – успешная компания с более чем тридцатилетней историей. Базируясь в Волковыске, организация развивает розничную сеть по продаже продуктов питания и товаров повседневного спроса. Со временем компания начала работать по направлению аренды помещений.
Ключевые проблемы до автоматизации
Управление предприятием было построено на устаревшей системе 1С:7.7. Она не соответствовала современным требованиям и не позволяла автоматизировать новые процессы, связанные с арендой. Сотрудники были вынуждены тратить большое количество времени на рутинные задачи.
- Ежемесячный расчет платежей отнимал много времени. Бухгалтер вручную высчитывал сумму арендной платы для каждого арендатора. Отдельно рассчитывались коммунальные платежи: по показаниям счетчиков и нормативам. При возникновении просрочки платежа специалист вручную вычислял размер пени по каждому договору. Это была медленная и кропотливая процедура.
- Это же касалось и формирования документов. Специалист вручную готовил счета на оплату для всех арендаторов. Учет поступлений также велся вручную. Не было единого реестра для отслеживания оплат по объектам и периодам.
- Компания нуждалась в оперативной отчетности. Чтобы получить данные о доходах или задолженностях, требовалось самостоятельно её собирать. Не было возможности быстро проанализировать, какой объект приносит больше доходов, а по какому есть долги. Хотелось сделать управление активами более гибким.
Как обновление 1С и новый модуль повлияли на ситуацию
Совместно с СофтСервис было принято решение о полной модернизации системы учета и управления. Компания перешла с платформы 1С:7.7 на современную «1С:Предприятие 8». Основой стала конфигурация «СофтСервис:Типовая 8» с обновленным интерфейсом и расширенным списком возможностей для дальнейшей автоматизации.
Для решения конкретной проблемы с арендой был подключен специализированный модуль «СофтСервис:Аренда 8». Этот модуль встроился в общую систему и принял на себя ключевые операционные задачи по направлению аренды.
- Модуль автоматизировал все расчеты. Система автоматически рассчитывает и начисляет арендную плату согласно условиям каждого договора. Коммунальные платежи теперь рассчитываются программой (либо по фактическим показаниям счетчиков, либо по утвержденным алгоритмам распределения). При необходимости система сама рассчитывает размер пени за просрочку и включает ее в следующий счет.
- Документооборот стал системным. Теперь все счета на оплату формируются автоматически. Бухгалтеру остается только распечатать готовые документы и передать их арендаторам. В системе создается единая база по всем выставленным счетам и оплатам.
- Появился полный контроль над учетом. Все данные об арендных объектах, договорах и платежах хранятся в централизованной базе. Это позволяет в любой момент получить актуальную информацию по любому объекту или арендатору. Руководство может видеть общую сумму доходов от аренды, отслеживать текущую дебиторскую задолженность и анализировать динамику поступлений.
Итоги внедрения
Переход на современную программу 1С и внедрение специализированного модуля принесло компании конкретные операционные результаты.
- Скорость работы сотрудников выросла. Ежедневные задачи по начислению платежей и формированию документов теперь выполняются системой. Бухгалтерия тратит на работу с арендаторами значительно меньше времени. Количество ручных операций сократилось.
- Процессы стали прозрачными. Управление арендой больше не является хаотичным. Все действия регламентированы и выполняются автоматически по расписанию. Исключен человеческий фактор при расчетах сложных коммунальных платежей.
- Руководство получило инструмент для контроля. Финансовые показатели по аренде доступны в режиме реального времени в любом разрезе: по объектам или периодам. Это позволяет быстро оценивать эффективность активов и принимать управленческие решения на основе актуальных данных.
Главный итог – аренда из операционной проблемы превратилась в отлаженный и контролируемый процесс. Компания теперь эффективно управляет своими активами.