О лесхозе:
Я, Капинская Ирина Геннадьевна, являюсь главным бухгалтером Государственного лесохозяйственного учреждения «Калинковичский лесхоз».
Лесхоз осуществляет лесохозяйственную деятельность, занимается заготовкой древесины, её переработкой, реализацией на внутренний рынок и на экспорт. Лесохозяйственная деятельность осуществляется в следующих направлениях:
- ведение государственного учета лесов и государственного лесного кадастра;
- лесопользование;
- создание и выращивание лесных насаждений, а также своевременное восстановление лесов на вырубаемых площадях хозяйственными породами;
- охрана лесов от пожаров, незаконных порубок леса, защита от вредителей и болезней леса;
- ведение охотничьего хозяйства;
- промышленная деятельность;
- побочное пользование.
Лесхоз заготавливает древесину в круглом виде, производит пиломатериалы, дрова. В период сокодвижения заготавливается березовый сок, летом – пчелиный мед, в декабре – новогодние деревья (ель и сосна). Вся продукция лесхоза реализуется как предприятиям, так и населению. В базисном питомнике выращивается посадочный материал для собственных нужд и реализации потребителям.
С целью повышения управляемости и эффективности работы нашего лесхоза было принято решение автоматизировать задачи бухгалтерского, оперативного, кадрового учета и расчета заработной платы с помощью специализированной программы «СофтСервис:Лесное хозяйство 8», разработанной компанией «СофтСервис» на современной платформе «1С:Предприятие 8». «СофтСервис:Лесное хозяйство 8» – решение для комплексной автоматизации учета предприятий лесохозяйственной отрасли, которое учитывает требования областного ПЛХО и Министерства лесного хозяйства РБ. Немаловажным при определении системы автоматизации стал и тот факт, что разработка «СофтСервис» предоставляет комплекс инструментальных средств и технологий для её масштабирования, доработки и адаптации под потребности конкретного предприятия.
В процессе внедрения выбранного программного продукта были автоматизированы основные процессы учета в лесхозе, а также реализована интеграция 1С с системой Клиент-банк и EDI-системой СТТ.
Про доработку интеграции между нашей «СофтСервис:Лесное хозяйство 8» и системой электронного документооборота СТТ, которая позволила уменьшить бумажный документооборот, снизить соответствующие издержки нашего предприятия, а также повысить оперативность работы ответственных специалистов, хотим рассказать подробнее.
Описание проблемы:
Для оптимизации рабочих процессов нашего лесхоза было принято решение внедрить использование электронного документооборота, поскольку он имеет ряд преимуществ в сравнении с классическим, бумажным:
- быстрый и простой обмен документами с внешними контрагентами и внутри предприятия;
- сокращение финансовых затрат на распечатку и доставку документации адресату, а также в целом на хранение документов;
- надежное хранение документов и удобный поиск;
- повышение эффективности использования рабочего времени специалистов.
С этой целью мы прежде всего рассмотрели предложения аккредитованных провайдеров услуги электронного документооборота. И остановили свой выбор на облачном сервисе обмена электронными документами EDI-провайдера ООО «Современные технологии торговли» – СТТ. EDI-система СТТ полностью соответствует требованиям законодательства Республики Беларусь и позволяет обмениваться юридически значимыми электронными документами – за счет использования электронно-цифровых подписей (ЭЦП).
В процессе работы с электронным документооборотом стала очевидной необходимость настройки интеграции между нашей 1С и выбранной EDI-системой. Поскольку бухгалтеру постоянно приходилось выполнять двойную работу:
- сначала в веб-браузере открывать портал EDI-системы СТТ и в личном кабинете вручную вводить данные для создания электронного документа;
- затем заходить в программу 1С и повторять то же самое.
На это уходило чересчур много времени, поскольку объем информации, которую необходимо было заполнять в ручном режиме для создания хотя бы одного электронного документа был действительно внушительным. А таких документов у лесхоза за месяц может быть не один десяток. Плюс, интерфейс EDI-системы и 1С отличается, поэтому бухгалтеру постоянно приходилось перестраиваться, переключаясь между программами, и держать в уме, что и куда было внесено. Для оптимизации процесса мы обратились к нашему партнеру по автоматизации – в компанию «СофтСервис».
Решение проблемы и полученный результат:
Специалисты «СофтСервис» выслушали наши пожелания, изучили предметную область и предложили разработать под наш запрос обработку, которая встраивается в программу 1С, интегрируется с системой электронного документооборота EDI-провайдера ООО «Современные технологии торговли» и реализует возможность работы с электронными документами напрямую из нашей 1С. Конечно, мы согласились на такой вариант, поскольку это позволило бы оптимизировать процесс электронного документооборота в нашем лесхозе.
Теперь при помощи интеграции от «СофтСервис» для отправки электронных документов бухгалтер лесхоза:
- заходит в 1С и вносит необходимые документы;
- в обработке отмечает нужные документы и нажимает кнопку «Подписать и отправить»;
- выбирает вариант формирования электронных документов для отправки.
Всё остальное делает интеграционное решение «СофтСервис»: формирует электронные документы нужного вида, подписывает их ЭЦП пользователя, после чего отправляет в личный кабинет на портале EDI-провайдера, предварительно присвоив документам уникальные номера, и выставляет их адресату/адресатам. Выходит, что бухгалтеру теперь достаточно нажать в 1С буквально одну кнопку, чтобы готовый электронный документ стал доступен его получателю в личном кабинете EDI-системы СТТ!
Для получения электронного документа бухгалтер:
заходит в 1С и в обработке по интеграции нажимает на кнопку «Обновить состояния» для получения текущей актуальной информации по входящим электронным документам из личного кабинета EDI-провайдера;
- выделяет нужные документы и нажимает на кнопку «Загрузить»;
- выбирает вид создаваемого документа в системе 1С;
- проверяет и, если необходимо, корректирует загруженные документы;
- в той же обработке выбирает нужные документы и нажимает на кнопку «Отправить ответ»;
- затем выбирает вариант формирования ответного сообщения: если с документом всё в порядке – «Принять и подписать», если документ требует правок – «Отказаться и вернуть на корректировку», после чего система сама сформирует необходимый ответ и направит его отправителю;
- всё!
Теперь бухгалтеру не нужно переключаться между 1С и EDI-системой, т.к. вся работа происходит в «одном окне».
Дополнительные плюсы разработки «СофтСервис», которые мы можем выделить:
- Не выходя из программы 1С, бухгалтер может отследить статус электронного документа («Доставлен», «Требует исправления» и др.).
- Есть возможность отправлять электронные документы группами, не только по одному.
- Система не запрашивает у бухгалтера в процессе работы никаких паролей: они были введены в нашу 1С один раз ещё на этапе настройки.
- Есть возможность прямо в 1С получить печатную форму электронного документа.
- 1С контролирует срок действия кодов GLN и заранее напоминает нам, что его необходимо продлить. Кроме того, в системе хранится информация по кодам GTIN, присваиваемым всем продуктам и материалам.
В результате внедрения комплексного решения «СофтСервис:Лесное хозяйство 8» и выполненным в системе доработкам:
- Вся информация о хозяйственной деятельности лесхоза теперь хранится не разрозненно, а в одной базе, что исключает искажение данных и трудности при их обработке. Так руководство лесхоза в режиме реального времени может отслеживать достоверно предоставленную информацию о ключевых показателях работы лесхоза и оперативно принимать необходимые управленческие решения.
- Уменьшилось количество операций, выполняемых в ручном режиме, повысилась оперативность выполнения задач. Теперь задачи, на которые требовалось значительно больше времени и сил, выполняются в несколько кликов.
- Процесс документооборота в нашем лесхозе был значительно упрощен и ускорен, работа с электронными документами происходит прямо из 1С, и специалистам не приходится выполнять «двойную работу». Плюс, снизились издержки на бумажный документооборот.
- Повысилось качество ведения учета, управления трудовыми и финансовыми ресурсами лесхоза.
Благодарим специалистов «СофтСервис» за качественно проделанную работу, надеемся на долгосрочное сотрудничество и дальнейшее совершенствование нашей учетной системы!