Разработка отчета «Справка для донора» и автоматизация процесса формирования справок для работников-доноров упростили работу бухгалтера предприятия ОАО «Кобринский маслодельно-сыродельный завод».
О компании:
Я, Новик Елена Владимировна, являюсь главным бухгалтером ОАО «Кобринский маслодельно-сыродельный завод». Открытое акционерное общество «Кобринский маслодельно-сыродельный завод» – это градообразующее, современное высокотехничное предприятие с 80-летним опытом работы и уникальными традициями производства, оснащенное новейшим автоматизированным, энергоэффективным оборудованием.
Производственные мощности предприятия позволяют перерабатывать до 500 тонн молока в сутки. На долю предприятия приходится 8% переработанного молока в области и до 2% – в общем масштабе Республики Беларусь.
Ассортиментная линейка включает в себя более 150 видов молочной продукции в таких товарных группах, как: сыр, масло, майонез, творог, сметана, йогурт, мороженое.
Вся продукция, производимая нашим предприятием, изготавливается из натурального высококачественного отборного молока. Мы тщательно анализируем и непрерывно контролируем качество поступаемого сырья. Для этого на предприятии внедрена система ИС «AITIS – прослеживаемость», которая позволяет отслеживать производство от поступающего сырья до готовой продукции.
Высокое и стабильное качество нашей продукции неоднократно подтверждалось различными премиями и наградами.
Описание проблемы:
ОАО «Кобринский маслодельно-сыродельный завод» ответственно подходит не только к процессу производства продукции, но и к созданию рабочих мест. Поэтому на предприятии трудится довольно большой штат высококлассных специалистов, многие из которых на регулярной основе выполняют донорскую функцию, являясь донорами крови и её компонентов.
Как известно, донорам крови предоставляются определенные гарантии и компенсации, которые зафиксированы в Законе Республики Беларусь «О донорстве крови и ее компонентов». Согласно данному Закону в день сдачи крови, ее компонентов работников освобождают от работы на все рабочее время (смену) согласно ПВТР или утвержденному графику работ (сменности) с сохранением за ними среднего заработка за этот день (смену). Сохранение среднего заработка осуществляется за счет средств организаций службы крови, обособленных подразделений организаций службы крови или госорганизаций здравоохранения, оказывающих медпомощь в стационарных условиях и имеющих специализированные структурные подразделения по заготовке крови, ее компонентов.
Возмещение расходов, связанных с выполнением работником донорских функций, происходит вышеперечисленными организациями на основании справки об освобождении его от работы в день сдачи крови, ее компонентов, в которой содержится информация о заработной плате работника-донора и его среднедневном (среднечасовом) заработке. Данную справку предоставляет работнику-донору его наниматель.
Поэтому за несколько дней до выполнения донорской функции работники приходят в нашу бухгалтерию за этой справкой. В ситуации, когда в течение месяца справка требовалась только одному сотруднику предприятия, бухгалтеру в целом несложно было сформировать вручную эту справку. А вот когда за месяц таких справок нужно было подготовить 20 или даже больше, начинались трудности. Подготовка этих справок вручную отнимала у бухгалтера по-настоящему много времени.
В связи с этим мы решили обратиться к нашему партнеру по автоматизации, у которого ранее приобретали нашу программу 1С – ООО «СофтСервис», с запросом автоматизировать процесс подготовки справок для доноров.
Решение проблемы и полученный результат:
Специалисты «СофтСервис» прислушались к нашим пожеланиям, разработали и добавили в нашу 1С «СофтСервис:Зарплата и кадры предприятия 8» специальный отчет – «Справка средняя зарплата для донора». В данном отчете формируется справка для работников-доноров, на основании которой им впоследствии выплачивается компенсация их среднего заработка.
Как теперь происходит формирование справки для работников-доноров:
- Бухгалтер заходит в программу 1С.
- Открывает «Отчеты» – «Справки по зарплате» – «Справка средняя зарплата для донора».
- После этого открывается отчет «Справка средняя зарплата для донора», в которой бухгалтер сначала выбирает сотрудника предприятия, для которого необходимо подготовить справку, а затем в табличной части заполняет дату освобождения, номер и дату справки. После того как бухгалтер указывает в отчете дату освобождения, 1С автоматически подтягивает в качестве расчетного периода 2 предшествующих месяца относительно указанной даты.
- Далее бухгалтер нажимает «Сформировать», и в отчете появляется справка о заработной плате и других доходах. В данной справке по умолчанию указываются: организация, в которую она будет предоставляться – УЗ «Кобринская ЦРБ», и ФИО ответственных лиц, которые будут её подписывать. ФИО работника-донора, которому она выдается, дата предоставляемого дня отдыха и среднедневной (среднечасовой) заработок, который необходимо компенсировать работнику, автоматически заполняются на основании данных, указанных бухгалтером в табличной части отчета.
- Далее бухгалтер распечатывает сформированную справку прямо из 1С, ответственные лица подписывают её, проставляется печать организации. При необходимости, справку возможно сохранить на компьютер в удобном формате: pdf, word, excel и др.
Готовая справка выдается на руки работнику-донору, который относит её в УЗ «Кобринская ЦРБ», и на основании указанных в справке данных ему выплачивается среднедневной заработок – компенсация его заработной платы за день, когда он был освобожден от работы для выполнения донорских функций.
Разработка отчета «Справка средняя зарплата для донора» и автоматизация процесса формирования справок для работников-доноров в значительной степени упростили работу бухгалтера предприятия.
Благодарим специалистов «СофтСервис» за качественно проделанную работу.