ОАО «Према» – одно из действующих предприятий машиностроительной отрасли в Горецком районе. Специфика производства сложная: выпуск продукции требует точного учёта материалов и комплектующих, контроля затрат, основных средств и, конечно, своевременного расчёта заработной платы сотрудникам. Всё это ложится на бухгалтерию серьёзной нагрузкой. А если добавить собственный автопарк, становится понятно: без современной автоматизированной системы управлять такими масштабами практически невозможно.
Как учёт был организован до внедрения 1С
Склад учитывал материалы в таблицах Excel. Бухгалтерия работала в другой учётной системе. Когда требовалось собрать данные для отчёта или разобраться в расчётах, сотрудники обращались в разные отделы. Им отправляли файлы – кто в Excel, кто в других форматах. Полученные данные вручную сводили в общие таблицы.
Каждое утро бухгалтер переносил платежи в учётную программу: вводил дату, сумму, назначение, выбирал контрагента из справочника. Если в платёжном поручении обнаруживалась ошибка, бухгалтер её исправлял и при необходимости переделывал проводки.
Специалист выписывал бланк, водитель записывал показания спидометра и остаток топлива. В конце месяца бумажные путевые листы собирали, данные переносили в Excel, затем сравнивали с установленными нормами расхода топлива. При расхождениях выясняли причины: просматривали записи, опрашивали сотрудников.
Для подготовки отчётности бухгалтер запрашивал данные у склада, транспортного цеха, производственных подразделений. Ему присылали файлы в разных форматах. Затем он переносил эти данные в отчётные формы, проверял соответствие показателей.
Чтобы оценить текущие затраты или дебиторскую задолженность, руководитель обращался к бухгалтеру. Тот готовил выборку на основе имеющихся данных. На это требовалось время, так как нужно было собрать информацию из разных источников. Оперативные решения, например по закупкам или ценам, принимались на основе той информации, которая была доступна на момент запроса.
В какой-то момент мы поняли: если ничего не менять, дальше будем только тормозить развитие предприятия. Нужна программа, которая возьмёт на себя рутину, объединит все данные в одном месте и избавит людей от бесконечных ручных операций.
Специалисты «СофтСервис» провели детальный анализ нашего учёта и предложили оптимальное решение – программный продукт «СофтСервис: Надежный бухучёт» на базе «1С:Бухгалтерия 8 для Беларуси». Для нас это стало идеальным вариантом: мы получили современный инструмент, полностью покрывающий потребности производственного предприятия, но без излишнего функционала.
Увидев позитивные изменения, мы решили пойти дальше и обратились в «СофтСервис» за доработками.
Во-первых, нам была необходима интеграция с системами «Клиент-банк» сразу двух банков – ОАО «Альфа-Банк» и ОАО «ВТБ Банк». Требовалось, чтобы из 1С можно было выгружать платёжные поручения и списки на зарплату, а из банков загружать выписки. Специалисты «СофтСервис» профессионально реализовали этот обмен также с ОАО «АСБ Беларусбанк». Теперь бухгалтеру достаточно загрузить выписку – и проводки формируются автоматически.
Во-вторых, мы хотели автоматизировать учёт транспорта, который есть на балансе организации:
- учёт движения топлива;
- выписка и обработка путевых листов;
- расчёт нормативного расхода ГСМ;
- контроль остатков топлива и пробегов.
И здесь команда «СофтСервис» нашла решение: в нашу 1С был интегрирован модуль учёта «Путевые листы». Система сама рассчитывает нормативный расход, списывает топливо, формирует отчёты. Расхождения между фактом и нормой теперь видны сразу, а не в конце месяца. Сотрудникам и бухгалтерам больше не нужно вручную заполнять и сверять бумажные путевки. Более того, мы используем отдельную программу для расчета зарплаты и учета кадров «СофтСервис:Зарплата и кадры 3.0». Между двумя программами настроена интеграция для бесшовной работы бухгалтерии и отдела кадров.
Можно смело сказать: мы остались довольны результатами внедрения и доработок. Программа «СофтСервис: Надежный бухучёт» действительно оптимизировала работу предприятия и повысила эффективность всех процессов.
Что изменилось после полного внедрения
- Каждое утро бухгалтер тратил 2 – 3 часа на ручной ввод платежей из двух банков. Теперь выписка загружается в один клик, а проводки формируются автоматически.
- Путевые листы оформляются в системе, ГСМ списывается автоматически, и любые отклонения видны сразу.
- Отчёты формируются одной кнопкой на основе уже введённых данных.
- Директор в любой момент открывает отчёт и видит актуальную картину.
Выражаем благодарность команде «СофтСервис» за профессиональный подход, внимательное отношение к нашим потребностям и качественную поддержку на всех этапах проекта. С уверенностью рекомендуем коллегам из производственной сферы, которые всё ещё работают в Excel или используют устаревшие методы учёта, обратить внимание на решения «СофтСервис». Переход на 1С с их помощью – это быстрый и безболезненный способ навести порядок в финансах, транспорте и сэкономить ресурсы компании.