О лесхозе:
Меня зовут Алеся Григорьевна, я – главный бухгалтер Государственного лесохозяйственного учреждения «Лельчицкий лесхоз».
ГЛХУ «Лельчицкий лесхоз» входит в Гомельское ГПЛХО и располагается в юго-западной части Гомельской области на территории Лельчицкого района, 70% которого занято лесом. Главной целью деятельности Лельчицкого лесхоза является сохранение и создание на переданной ему территории лесного фонда высокопродуктивных, качественных, биологически устойчивых, оптимального видового и возрастного состава лесов и лесной фауны, отвечающих современным экологическим, социальным и экономическим потребностям общества и государства с учетом основных требований, предъявляемых законодательством к ведению лесного хозяйства. В структуру Лельчицкого лесхоза входит 10 лесничеств: Буйновичское, Гребеневское, Дубровское, Жмурнянское, Замошское, Лельчицкое, Марковское, Острожанское, Поселковое, Стодоличское, а также цех по переработке древесины и лесопункт.
Описание проблемы:
В Лельчицком лесхозе у населения есть возможность заказать лесоматериалы, пилопродукцию, детали профильные из древесины, дрова, а также мёд и березовый сок. Для удобства населения и систематизации работы наших сотрудников, кроме расчета наличными средствами или банковскими картами, есть возможность приема платежей через систему «Расчет» (ЕРИП). Так, оплатить заказ можно в любом из пунктов банковского обслуживания (кассе банка, инфокиоске, банкомате) либо через интернет с помощью интернет-банкинга или мобильного банкинга, что позволяет нашим клиентам лучше распланировать своё время или произвести оплату на месте через свои мобильные устройства.
Для настройки этого процесса оплаты наш лесхоз заключил договор на выставление счетов в системе «Расчет» и дополнительный договор с провайдером, через который осуществляется обмен документов между лесхозом и ЕРИП.
Ранее процесс занимал несколько дней и состоял из следующих этапов:
- Местные жители приходили в лесхоз и оформляли заказ на покупку необходимых материал
- После получения информации о заказе бухгалтер формировал счет на оплату в программе 1С. Сформированный вручную файл обрабатывался и отправлялся в систему ЕРИП.
- Местные жители оплачивали свой заказ.
- Система ЕРИП присылала отчет бухгалтеру об осуществлении платежей на согласованную электронную почту.
- Бухгалтер вручную сверял полученную информацию, вносил её в программу 1С.
- Только после этого местные жители могли вернуться в лесхоз за заказанной продукцией.
От нашего специалиста этот процесс требовал много ручных операций и времени.
Мы узнали, что эту работу можно оптимизировать и выполнять её в нашей учетной программе 1С автоматически. С этим запросом мы и обратились к нашему партнеру по автоматизации, компании «СофтСервис», с которой успешно сотрудничаем на протяжении многих лет.
Решение:
Специалисты «СофтСервис» нашли способ оптимизировать нашу схему работы. Был разработан функционал с автоматическим формированием платежек и последующей их выгрузкой в систему «Расчет» (ЕРИП) через подключение, предоставленное провайдером.
Теперь этот процесс выглядит следующим образом:
- В нашей системе 1С мы формируем один или сразу несколько платежных документов.
- Затем заходим в доступный дополнительный функционал 1С, где из предложенных вариантов выбираем «ЕРИП».
- Одновременно на рабочем столе запускаем подключение к провайдеру.
- Возвращаемся в программу 1С, устанавливаем нужный отбор, отмечаем необходимые для обмена файлы и нажимает кнопку «Выгрузить».
Система проверяет подключение к провайдеру, автоматически формирует файл в нужном формате, который после обработки отправляется непосредственно в систему ЕРИП.
Также данная обработка позволяет загружать файл отчета со всеми перечисленными платежами в 1С. Для этого достаточно в соседней вкладке нажать кнопку «Получить» и провайдер предложит ряд документов, информацию из которых можно получить в 1С через кнопку «Загрузить». После этого информация с загруженного файла автоматически добавляется в нашу учетную систему в необходимом виде.
Результат:
Специалистам «СофтСервис» удалось оптимизировать наш рабочий процесс расчета с физическими лицами через систему «Расчет» (ЕРИП). Теперь формирование любого количества платежек происходит в пару кликов и весь процесс осуществляется в нашей программе 1С.
Доработка позволила сократить время, затрачиваемое на обработку большого объема информации по оплате. Нашим работникам не нужно набирать файлы вручную, что помогает избегать опечаток и ошибок в файлах и позволяет не тратить время на их перепроверку.
Спасибо компании «СофтСервис» за автоматизацию работы в нашей программе 1С!