О компании:
Здравствуйте. Меня зовут Валентин Викторович. Я – главный бухгалтер Частного предприятия «Фабрика сотового картона».
С 2015 года наше предприятие ведет активную деятельность по производству сотового картона и изделий из него и осуществляет поставки продукции по всей стране и за ее пределы. Фабрика предлагает большой выбор промышленной упаковки различных форм и размеров под индивидуальные требования заказчика: коробки, ящики, ложементы, вкладыши, крестовины и катушки. Особое место в нашей производственной линейке занимают поддоны из сотового картона.
Для нас важно производить качественную продукцию, удовлетворяющую высоким запросам покупателей. Для этого мы используем передовой опыт, имеющийся в мире в части производства сотового картона, постоянно совершенствуем навыки сотрудников и проводим контроль качества как сырья, так и готовой продукции, на всех этапах производства.
Описание проблемы:
Было две проблемы автоматизации, с целью решения которых мы обратились в компанию «СофтСервис».
Во-первых, существовала необходимость доработки отчета «Личная карточка работника» (форма Т-2) в нашей программе «1С:Бухгалтерия 8 для Беларуси». Поскольку в раздел 6 личной карточки работника при формировании отчета выводились только оплачиваемые трудовые отпуска, а неоплачиваемые отсутствия (отпуска за свой счет, отгулы, социальные отпуска и др.) – не подтягивались и не отображались. Из-за этого при расчете, скажем, компенсации за неиспользуемый отпуск либо количества дней отпуска, который накоплен и полагается сотруднику на текущий момент, и определении периода наступления права на предоставление основного отпуска (фактически отработанное время, за которое полагается отпуск), возникали определенные трудности, т.к. в перечисленных ситуациях необходимо учитывать данные по неоплачиваемым отсутствиям для корректного подсчета и оформления документов. Поэтому специалисту по кадрам приходилось вручную перебирать все документы по сотруднику, чтобы найти нужные документы «Отпуск без сохранения оплаты», взять из каждого информацию по количеству дней неоплачиваемого отсутствия, суммировать и итоговую цифру вручную внести в отчет «Личная карточка сотрудника». Только сведя все данные воедино, специалист по кадрам мог точно определить количество календарных дней, которые доступны сотруднику в качестве трудового отпуска либо требуют компенсации, а бухгалтер – произвести правильное начисление и выплату.
Во-вторых, хотелось изменить форму табеля учета рабочего времени, поскольку существующая типовая печатная форма, встроенная в нашу программу 1С, содержала минимум информации, была неудобной для восприятия и заполнения. Некоторые разделы табеля попросту не использовались, а другие поля и показатели, которые, наоборот, хотелось бы видеть, отсутствовали, например: работа в праздничные дни, ночные смены, переработки.
Решение проблемы и полученный результат:
Специалисты «СофтСервис» откликнулись на наш запрос и предприняли необходимые меры для того, чтобы автоматизировать «узкие» участки в учете нашего предприятия и оптимизировать наши процессы.
Для решения первой проблемы программа была доработана таким образом, чтобы в личную карточку работника (форма Т-2), в раздел 6, автоматически подтягивались данные по неоплачиваемым отсутствиям сотрудника (отпуска за свой счет, отгулы, социальные отпуска и др.) из документов «Отпуск без сохранения оплаты». Теперь, сформировав отчет «Личная карточка работника», специалист по кадрам или бухгалтер сразу видят всю необходимую информацию и нет необходимости дополнительно производить ручную выборку данных. Поэтому процессы расчета количества календарных дней, требующих компенсации за неиспользуемый отпуск, количества дней отпуска, который накоплен и полагается сотруднику на текущий момент, и определения периода наступления права на предоставление основного отпуска заметно упростились.
Вторая проблема также была решена путем доработки. Специалисты «СофтСервис» учли желаемый вид табеля учета рабочего времени и полный перечень показателей, которые применяются на нашем предприятии, и привели его в рабочий и устраивающий нас вид, путем модернизации и добавления дополнительных строк и динамических колонок с итоговым количеством отработанных дней, а также итоговым количеством дней по каждому виду неявок.
Решение описанных задач автоматизации упростило работу и позволило высвободить рабочее время сотрудников бухгалтерской и кадровой службы предприятия.
Благодарим компанию «СофтСервис» за качественно проделанную работу.