О компании:
Добрый день! Меня зовут Анастасия Александровна Комяк и я являюсь главным бухгалтером Минского ГПЛХО. Основной задачей нашего объединения является обеспечение высокопрофессионального, качественного ведения лесного и охотничьего хозяйств, направленного на реализацию его главных функций.
Основные направления деятельности ГПЛХО:
- государственное управление в области использования, охраны, защиты лесного фонда и воспроизводства лесов, животного мира на территории области и государственный контроль за охраной и защитой лесного фонда;
- реализация государственных программ и проектов развития лесного хозяйства в целях обеспечения повышения продуктивности и улучшения качественного состава лесов, усиление их природоохранных функций, наиболее полного удовлетворения отраслей народного хозяйства и населения всеми видами лесной продукции;
- охрана лесного фонда от пожаров, незаконных порубок и иных действий, приносящих вред лесу, защита от вредителей и болезней леса;
- государственный контроль за использованием, воспроизводством, охраной и защитой лесов всех фондодержателей;
- организация работ по заготовке древесины от всех видов рубок;
- переработка древесины (пиломатериалы в ассортименте, оцилиндрованные изделия);
- реализация лесопродукции; внешнеэкономическая деятельность.
Описание проблемы:
Сотрудники нашей бухгалтерии тратят много рабочего времени на:
- ручную обработку данных по топливным картам;
- учет фактического расхода топлива по каждой единице автопарка;
- подготовку данных для списания, перемещения ГСМ ручным методом.
Трудность заключается в том, что на балансе нашего предприятия числится 7 транспортных средств, в том числе специальная техника и пассажирский транспорт.
Ранее списание или перемещение ГСМ выглядело следующим образом:
Бухгалтер вручную обрабатывала ежемесячные отчеты «Белоруснефть» о фактических заправках топлива по топливным картам: считала объем израсходованного топлива и итоговую стоимость заправок по каждому транспортному средству.
Сотрудники отдела бухгалтерии подготавливали данные для списания или перемещения ГСМ ручным методом:
- систематизировали информацию по топливным картам;
- рассчитывали объем остатков топлива по каждому транспортному средству;
- рассчитывали расход топлива за месяц по каждому номеру топливной карты.
После ручной обработки данных вносили конечные результаты в учетную систему. Затем списывали или перемещали ГСМ.
Чтобы сократить количество времени, затрачиваемое на обработку большого объема информации по топливным картам и учету ГСМ, мы решили обратиться в компанию «СофтСервис», которая внедрила и сопровождает нашу программу «СофтСервис:Лесное хозяйство 8».
Цель обращения в компанию «СофтСервис» – автоматизировать загрузку отчета по топливным картам, обработку данных о заправках топливом и расчет израсходованных ГСМ, фактической стоимости заправок. Ускорить подготовку информации для списания или перемещения ГСМ по каждому транспортному средству.
Решение:
Специалисты компании «СофтСервис» предложили:
- доработать в программе «СофтСервис:Лесное хозяйство 8» обработку по загрузке отчета по топливным картам от «Белоруснефть»;
- использовать документ «Поступление материалов» для учета ГСМ.
Что для этого было сделано:
Разработчики компании «СофтСервис» добавили обработку, которая:
- загружает отчет «Белоруснефть» в программу «СофтСервис:Лесное хозяйство 8»;
- оформляет данные из отчета по топливным картам в виде таблицы;
- заполняет документ «Поступление материалов» данными из отчета.
После доработки программы «СофтСервис:Лесное хозяйство 8» списание или перемещение ГСМ выглядит так:
- Получаем отчет «Белоруснефть»;
- Сохраняем файл с отчетом на компьютер;
- Загружаем файл в программу «СофтСервис:Лесное хозяйство 8»;
- Далее программа 1С преобразует файл с отчетом по топливным картам в таблицу и автоматически создает документ «Поступление материалов»;
- Бухгалтер выборочно проверяет и проводит документы «Поступление материалов».
Результат:
Автоматизация загрузки отчета минимизировала ручные операции, повысила точность обработки данных и позволила высвободить рабочее время наших сотрудников для выполнения других задач.
Благодарим компанию «СофтСервис» за оперативно и качественно проделанную работу.