Транспортная компания обрабатывает данные о 600 заправках в течение нескольких минут.

О клиенте:

Добрый день! Меня зовут Оксана Петровна, я главный бухгалтер ООО «Производственно-коммерческая компания ОМЕГА». Мы более 20 лет успешно работаем на рынке международных и региональных грузоперевозок. Автопарк нашей компании состоит из 30 автопоездов и 15 автомобилей для локальной перевозки грузов.

Проблема:

Одна из наиболее сложных задач – расчет фактического расхода и подготовка данных для списания топлива по каждому автомобилю. Для этого необходимы достоверные данные о поступлении.

Ранее работа выглядела так:

Автомобили, которые выполняют локальные перевозки выполняют в среднем 1 заправку в день, автомобили, выполняющие международные перевозки, 1 раз в неделю. Таким образом, в месяц выполняется не менее 600 заправок.

В конце месяца мы получали данные от поставщика в общем виде. Были указаны: номер заправочной карты, вид топлива, объем и сумма.

Затем вручную:

- группировали данные по картам;

- по номерам карт, формировали объем заправок каждого автомобиля;

- с учетом норм, рассчитывали расход и остатки топлива по каждому автомобилю;

- переносили информацию в учетную систему и формировали данные для списания.

Ежемесячно эти операции занимали не менее 5 рабочих дней.

Бизнес-задачи:

Нам нужна была система, которая позволит:

1. Отказаться от ручных операций по обработке данных о заправках.

2. Исключить ручной расчет расхода топлива и перенос информации в учетную систему.

3. Сформирует данные для списания в разрезе автомобилей.

Решение:

Мы внедрили программу «СофтСервис:Типовая 8», в которой ООО «СофтСервис» разработал инструменты, позволяющие упростить и ускорить специфические операции:

1. Данные о заправках автоматически загружаются в программу, которая их обрабатывает и группирует согласно закрепленным топливным картам в разрезе единиц техники.

2. Программа самостоятельно рассчитывает расход и остаток топлива по каждому автомобилю с учетом норм расхода.

3. Автоматически формирует данные для списания.

4. Нам остается только проследить за своевременной загрузкой данных из внешних систем, а также провести выборочную проверку корректности данных.

Сейчас эти операции занимают несколько минут, вместо 5 рабочих дней. Мы довольны сотрудничеством с ООО «СофтСервис» и автоматизацией операций по движению и расходу топлива.