Разработка обработки «Выгрузка расчетных листочков на почту» для строительной компании ОДО «ДАХ»

О компании:

Меня зовут Тамара Станиславовна, и я работаю бухгалтером в ОДО «ДАХ», которая с 1995 года специализируется на строительной деятельности.

Предприятие относится к категории генподрядных строительных организаций, имеет аттестат соответствия на право осуществления функций генподрядчика и на строительство объектов 2 категории.

ОДО «ДАХ» выполняет следующие виды строительно-монтажных работ:

  • штукатурные работы;
  • малярные и стекольные работы;
  • санитарно-технические работы;
  • столярные и плотничные работы;
  • разборка и снос зданий и сооружений;
  • прочие наружные и внутренние отделочные работы;
  • производство иных конструкций и изделий, используемых в строительстве;
  • наружные и внутренние сети электроснабжения;
  • наружные сети водоснабжения, канализации, теплоснабжения.

ОДО «ДАХ» — успешная компания, поскольку на протяжении долгих лет компанией и ее трудовым коллективом пройден сложный путь становления, создания репутации надёжной компании, выполняющей работы качественно и оперативно.

Описание ситуации, требующей автоматизации:

В работе отдела бухгалтерии есть много моментов, требующих оптимизации. С основной массой запросов справляется современная программа 1С:8, но бывают ситуации, которые даже последняя версия 1С не всегда учитывает. Для нашей компании важно, чтобы те процессы, которые могут выполняться без или с минимальным участием сотрудников, были максимально автоматизированы.

Одним из участков, требующих оптимизации, является процесс предоставления информации о заработной плате и удержаниях для каждого сотрудника. Долгое время мы использовали следующий способ оповещения:

  1. Формировали расчетные листки.
  2. Распечатывали полученные документы.
  3. Вручали расчетные листки лично в руки каждому сотруднику.

Как видно, это трудозатратный процесс, который отнимает много времени у бухгалтера по расчету заработной платы.

Наша компания использует программный продукт 1С, разработанный на платформе «1С:Предприятие 8», автоматизирующий работу с учетом специфики строительной отрасли. За помощью в оптимизации описанного трудозатратного участка, мы обратились в компанию «СофтСервис», к нашему партнеру по автоматизации, с которым получили успешный опыт по оптимизации деятельности предприятия.

Решение от специалистов «СофтСервис», и как работа выглядит сейчас:

Специалисты предложили добавить в программу 1С возможность рассылки расчетных листков непосредственно на электронную почту работников.

После выполненной доработки нам необходимо было только внести первоначальные настройки в 1С: указать e-mail, с которого будут отправлять расчетные листки, а также по каждому сотруднику внести e-mail, на который будет приходить информация о начислениях и удержаниях.

Теперь бухгалтер заходит в программу 1С и формирует отчет «Рассылка расчетных листочков» с указанием организации, месяца рассылки и сотрудников, которым необходимо направить соответствующий документ.

После этого формируется отчет в 1С, в котором отображается информация о том, каким сотрудникам был отправлен документ.

В результате:

Разработанный инструмент позволил перераспределить рабочее время сотрудников: бухгалтерии не нужно уделять время каждому отдельному работнику на личную встречу, а все сотрудники в свою очередь централизованно получают расчетные листки на электронную почту, где мгновенно видят всю необходимую информацию.

Также теперь мы экономим на ресурсах компании: значительно уменьшились расходы на бумагу, канцелярские принадлежности и т.д.

Благодаря доработке программы 1С, каждый сформированный расчетный листок перед тем, как отправиться из учетной системы на почту сотрудника проходит шифрование данных, которое обеспечивает их безопасную передачу.

Хотим ещё раз поблагодарить сотрудников компании «СофтСервис» за продуктивную и качественную совместную работу, что в несколько кликов позволяет выполнять задачу, на которую раньше требовалось значительно больше времени. Надеемся на долгосрочное сотрудничество и на дальнейшее совершенствование нашей учетной системы!