О предприятии:
Меня зовут Пасечная Анжелика Андреевна. Я – главный бухгалтер Государственного опытного лесохозяйственного учреждения «Мозырский опытный лесхоз».
ГОЛХУ «Мозырский опытный лесхоз» осуществляет деятельность в сфере лесного хозяйства, входит в состав Гомельского ГПЛХО и располагается в юго-западной части Гомельской области на территории Мозырского административного района, а также частично Петриковского района. Основные направления деятельности лесхоза: лесовосстановление, лесопользование, лесозащита и охрана леса. В настоящее время в структуру Мозырского опытного лесхоза входит десять лесничеств и один мастерский участок.
Описание проблемы:
По ряду сотрудников нашего лесхоза удержанные из заработной платы алименты выплачиваются через РУП «Белпочта». При подготовке данных, необходимых для последующего перечисления алиментов, бухгалтер по зарплате формировал список партионных почтовых денежных переводов, распечатывал его и в таком бумажном виде лично заносил в отделение РУП «Белпочта». Где работник объекта почтовой связи за дополнительную плату переносил данные с бумажного носителя, полученного от бухгалтера лесхоза, в программу РУП «Белпочта» – для перечисления и выплаты алиментов.
Весь процесс занимал чересчур много времени. Особенное неудобство доставляла необходимость личного посещения отделения РУП «Белпочта» бухгалтером по зарплате. В связи с этим было принято решение обратится к нашему партнеру по автоматизации – в компанию «СофтСервис», с запросом предусмотреть возможность выгрузки данных по алиментам, которые выплачиваются через РУП «Белпочта», из нашей программы 1С «СофтСервис:Лесное хозяйство 8» в электронном виде. Поскольку программное обеспечение РУП «Белпочта» позволяет принимать партионные почтовые денежные переводы на основании электронного списка, предоставленного на электронном носителе.
Решение:
Специалистами «СофтСервис» был разработан функционал для автоматической выгрузки алиментов, которые выплачиваются через РУП «Белпочта», из программного продукта «СофтСервис:Лесное хозяйство 8» в электронном виде на компьютер пользователя программы для последующей отправки на электронную почту РУП «Белпочта».
В используемую нами программу 1С была добавлена соответствующая обработка – «Выгрузка на почту алиментов». В этой обработке бухгалтер прежде всего указывает период, за который он хочет выгрузить данные. И после установки необходимого периода автоматически заполняется табличная часть «Документы на экспорт» документами «Зарплата к выплате» со способом выплаты «Через почту алименты». Затем в табличной части «Переводы» бухгалтер последовательно нажимает на кнопки: «Заполнить переводы» и «Выгрузить в файл». После чего сначала формируются необходимые файлы в формате *.txt, затем они пакуются в архив bp*.zip, который выгружается в заданную бухгалтером папку на его компьютере. Удобно, что папку для выгрузки не нужно каждый раз выбирать вручную, поскольку путь к ней прописывается в программе автоматически, после того как единожды был задан пользователем.
Впоследствии бухгалтер отправляет сохраненный архив на электронную почту РУП «Белпочта».
Результат:
Обработка упростила и ускорила работу нашего бухгалтера по зарплате, так как отпала необходимость личного посещения отделения РУП «Белпочта» – для предоставления списка партионных почтовых денежных переводов на бумажном носителе. Теперь все коммуникации в части перечисления и выплаты алиментов осуществляются с РУП «Белпочта» посредством переписки по электронной почте. Кроме того, доработанный функционал позволяет нашему лесхозу экономить денежные средства на приобретение бумаги, а также убрать такую статью затрат, как оплата работы специалиста объекта почтовой связи, который ранее переносил данные из бумажного носителя, полученного от бухгалтера лесхоза, в электронный вид – за отдельную плату.
Благодарим компанию «СофтСервис» за помощь в автоматизации проблемного участка в работе бухгалтерской службы лесхоза!