Интеграция 1С с сервисом электронного документооборота «ЭДиН»

О лесхозе:

В настоящее время Государственное лесохозяйственное учреждение «Гродненский лесхоз» – современное, динамично развивающееся предприятие лесной отрасли. В состав Гродненского лесхоза входят Августовское, Военное, Гожское, Гродненское, Индурское, Неманское, Сопоцкинское лесничества, а также лесопункт, базисный лесопитомник и ремонтно-механическая мастерская.

Общая площадь лесхоза составляет 57,6 тыс. га, в том числе покрытые лесом – 54 тыс. га. На территории лесхоза расположены республиканские ландшафтные заказники «Гродненская пуща» (18,4 тыс. га), «Озеры» (4,8 тыс. га).

Политика руководства лесхоза направлена на соблюдение правил и норм ведения лесного хозяйства и производства лесной продукции в соответствии с законодательными и техническими нормативными правовыми актами, действующими на территории Беларуси.

Основной целью ГЛХУ «Гродненский лесхоз» в области устойчивого лесоуправления и лесопользования является сохранение лесных и иных, связанных с лесом ресурсов, их биологического и ландшафтного разнообразия, усиление экологических функций лесов, повышение экономической эффективности лесного хозяйства, соблюдение социальной справедливости в отношении работников лесного комплекса и связанного с лесами населения.

Описание проблемы:

Для оптимизации работы нашего лесхоза было принято решение заменить бумажный документооборот на электронный, что позволило бы значительно ускорить и упростить процесс обмена документацией как внутри предприятия, так и с другими контрагентами. С этим запросом мы и обратились к нашему партнеру по автоматизации – ООО «СофтСервис». С компанией «СофтСервис» мы уже оптимизировали бухгалтерский учет с помощью программы 1С – «СофтСервис:Лесное хозяйство 8» и успешно сотрудничаем продолжительное время.

Предложенное решение:

Специалисты «СофтСервис» после анализа ситуации предложили следующее решение: настроить взаимодействие нашей учетной системы «СофтСервис:Лесное хозяйство 8» с облачным сервисом обмена электронными документами, «ЭДиН». Для нас было важным то, что компания «Электронные документы и накладные» является аккредитованным провайдером услуги электронного документооборота, система полностью соответствует требованиям законодательства Республики Беларусь и электронные документы будут иметь юридическую силу с использованием электронно-цифровых подписей (ЭЦП).

Что было сделано:

У компании «Электронные документы и накладные» разработан специальный модуль «ЭДиН:ЭДО для 1С» с помощью которого программы 1С взаимодействуют с сервисом электронного документооборота «ЭДиН». Специалисты «СофтСервис» доработали нашу программу «СофтСервис:Лесное хозяйство 8» для обмена данными с модулем «ЭДиН:ЭДО для 1С» и сделали возможной тем самым нашу работу с сервисом электронного документооборота «ЭДиН» прямо из 1С.

Теперь работа выглядит следующим образом:

  1. Бухгалтер набирает документ в 1С «СофтСервис:Лесное хозяйство 8».
  2. Из доступного дополнительного функционала программы выбирает «ЭДиН:ЭДО», после чего запускается внешняя обработка, модуль интеграции «ЭДиН:ЭДО для 1С», который настраивает взаимодействие нашей 1С с сервисом электронного документооборота «ЭДиН».
  3. В обработке отражаются все сформированные документы, из которых бухгалтер с помощью определенных отборов выбирает необходимые, определяет вариант отправки выбранных документов.
  4. Система 1С формирует электронные накладные, проводит контроль внесенной информации и подписывает их электронной цифровой подписью, закрепленной за конкретным пользователем 1С.
  5. Сформированным и подписанным с нашей стороны электронным документам присваиваются уникальные номера, после чего они отображаются в нашем личном кабинете на портале сервиса «ЭДиН».
  6. Со своей стороны, система проверяет корректность и полноту данных электронного документа, после чего он выставляется контрагенту, работающему с сервисом «ЭДиН», и которому электронные документы непосредственно адресованы.
  7. На портале сервиса «ЭДиН» в личном кабинете пользователя контрагента на той стороне отображаются электронные документы, которые он может подтвердить и подписать своей электронно-цифровой подписью.
  8. В это же время бухгалтер лесхоза видит, получил и подписал ли данный контрагент электронные накладные со своей стороны.

Преимущества описанной доработки заключаются в следующем:

  • Обмен электронными документами происходит непосредственно из нашей программы 1С «СофтСервис:Лесное хозяйство 8».
  • Мы наладили электронный документооборот как с внешними контрагентами, так и между подразделениями.
  • Нам не нужно уведомлять контрагентов о получении электронных документов и необходимости их подписи, так как это происходит без нашего участия.
  • В обработке имеется функционал получения уведомлений от системы «ЭДиН», позволяющий нам увидеть состояние и статус электронного документа. При этом изменение статуса и состояния электронного документа отражается с помощью специальных изображений и изменения цвета строк.
  • На серверах компании «Электронные документы и накладные» хранятся все наши документы в электронном виде, образуя электронный архив.
  • Найти нужный электронный документ легко с помощью системы поиска.

При этом у нас есть некоторые пожелания для доработки на перспективу, по которым мы ведем переговоры со специалистами «СофтСервис»:

  • чтобы обработка обновлялась не отдельно от нашей программы 1С «СофтСервис:Лесное хозяйство 8», как это происходит сейчас, а одновременно с программой;
  • чтобы наименования в справочнике номенклатуры при загрузках ЭДО не дублировались;
  • чтобы распечатывались формы ТН внутреннего перемещения и реестр электронных накладных.

В результате:

С помощью доработки, реализованной специалистами «СофтСервис», были минимизированы ручные операции, повысилась эффективность использования рабочего времени и снизились издержки, связанные с бумажным документооборотом. Процесс документооборота в нашем лесхозе был упрощен и ускорен. Рассчитываем на то, что наши пожелания будут учтены, и в перспективе данный процесс ещё больше оптимизируется.

Благодарим компанию «СофтСервис» и её специалистов за многолетнее сотрудничество!