Автоматизация загрузки отчета ПО «Белоруснефть».

О компании:

Меня зовут Вячеславова Юлия Александровна. Я – главный бухгалтер Государственного лесохозяйственного учреждения «Волковысский лесхоз».

Основные направления деятельности лесхоза:

- лесохозяйственное: организация ведения лесного хозяйства, направленного на эффективное использование лесных ресурсов, защиту, охрану и воспроизводство лесов; сохранение и создание на закрепленной территории высокопродуктивных, биологически устойчивых лесов и лесной фауны.

- коммерческое: разработка лесосечного фонда, производство продукции деревообработки, вывозка древесины из леса на промышленные склады или другие склады потребителей, для удовлетворения потребностей внутреннего и внешнего рынков, а также развитие побочного лесопользования и заготовка второстепенных лесных ресурсов.

В состав лесхоза входит 7 лесничеств: Берестовицкое, Волковысское, Каревичское, Подоросское, Порозовское, Росское, Свислочское, а также лесопункт «Замковый».

Описание проблемы:

Специфика деятельности нашего предприятия предполагает наличие на балансе и регулярное использование транспортных средств различных видов. Автопарк лесхоза насчитывает 96 единиц различной специальной техники, а также пассажирского транспорта. Ежемесячно выполняется около 1000 заправок по топливным картам.

Одной из наиболее сложных задач в этой связи является расчет фактического расхода топлива и подготовка данных для последующего списания либо перемещения ГСМ по каждой единице автотранспорта. Для этого необходимы достоверные данные о поступлении ГСМ.

Ранее работа выглядела следующим образом:

В течение месяца транспортные средства лесхоза заправлялись на автозаправках «Белоруснефть» по топливным картам. В конце каждого месяца мы получали данные от поставщика о фактически осуществленных заправках топлива по топливным картам – подробный отчет в формате текстового файла с расширением .txt, отправленный на электронную почту. В данном отчете были указаны: место, дата и время отпуска топлива, номер топливной карты, вид и объем топлива, цена, НДС, итоговая сумма с НДС. Затем вручную суммировали объем израсходованного топлива, общую стоимость заправок в разрезе отдельной единицы используемого автотранспорта и подготавливали данные для последующего списания либо перемещения ГСМ:

  • группировали данные по топливным картам;
  • по номерам топливных карт определяли и формировали объем заправок каждой единицы автотранспорта;
  • рассчитывали расход и остатки ГСМ по каждому транспортному средству – с учетом норм;
  • переносили информацию в учетную систему и формировали данные для списания либо перемещения топлива.

Большой объем сложных операций, выполняемых в ручном режиме, подтолкнул нас к поиску альтернативных вариантов с целью решения проблемы нерационального расходования временных ресурсов.

Было принято решение обратиться к своему партнеру по автоматизации – в компанию «СофтСервис», специалисты которой ранее успешно внедрили на нашем предприятии программный продукт «СофтСервис:Лесное хозяйство 8», оказывали качественную ежемесячную поддержку 1С и осуществляли консультирование пользователей программы в рамках абонентского обслуживания. Нами была описана существующая проблема и озвучен запрос:

  • максимально автоматизировать операции по обработке данных о заправках ГСМ;
  • исключить ручной расчет объема израсходованного топлива, фактической стоимости заправок и перенос информации в учетную систему;
  • формировать данные для списания либо перемещения ГСМ в разрезе отдельной единицы автотранспорта.

Решение:

Компанией «СофтСервис» было предложено следующее решение нашей проблемы: автоматизировать загрузку отчета «Белоруснефть» в программу 1С «СофтСервис:Лесное хозяйство 8» и формирование на его основе документа «Поступление материалов» с объемом горюче-смазочных материалов, полученных при заправке по топливным картам.

Что было для этого сделано:

В программу «СофтСервис:Лесное хозяйство 8» специалистами компании «СофтСервис» была добавлена обработка, которая в автоматическом режиме: позволяет загружать подробный отчет «Белоруснефть» в учетную систему, преобразовывает полученные данные и представляет их в виде таблицы, а затем заполняет данные по объему горюче-смазочных материалов, полученных при заправке по топливным картам, в документе «Поступление материалов».

Сейчас наша работа выглядит так:

После получения подробного отчета о фактически осуществленных заправках топлива по топливным картам от «Белоруснефть» на электронную почту, бухгалтер сохраняет его на свой компьютер. Затем заходит в программу 1С «СофтСервис:Лесное хозяйство 8», выбирает необходимую обработку. В обработке уже прописан путь к папке с отчетом на компьютере пользователя, поэтому при открытии обработки бухгалтер сразу видит перечень файлов, доступных для загрузки, и выбирает из перечня необходимый. Программа читает выбранный файл, представляет полученные данные в виде подробной таблицы, а затем создает документ «Поступление материалов» с применением необходимых пользователю настроек, например: «загрузка на единую дату», «загрузка на единый склад», «загрузка на единый счет», «создавать недостающие материалы автоматически», «сворачивать строки в документах после загрузки» и др. Далее бухгалтер выбирает, какой документ необходимо провести. Удобно, что перед тем, как провести документ, бухгалтер может открыть его для просмотра и провести выборочную проверку корректности данных. На этом всё – документ «Поступление материалов» заполнен, сформирован и проведен, а, значит, готовы необходимые данные для списания либо перемещения ГСМ по каждой единице автотранспорта.

По факту на этапе загрузки отчета «Белоруснефть», заполнения и формирования документа «Поступление материалов» в учетной системе бухгалтеру достаточно выбрать необходимые настройки, проставив в нужных местах «галочки», нажать на нужные кнопки в заданном порядке и провести выборочную проверку корректности данных. Всё остальное делает программа.

Результат:

Обработка ускорила и упростила работу бухгалтеров предприятия, уменьшила количество операций, выполняемых в ручном режиме, позволила ежемесячно экономить значительное количество рабочего времени и перераспределить его на выполнение других задач.

Мы благодарны специалистам компании «СофтСервис» за оперативно и качественно проделанную работу.