Автоматизация загрузки отчета ГПО «Белоруснефть» и формирования в 1С документа «Поступление материалов» с объемом ГСМ, полученным при заправке по топливным картам.

Здравствуйте. Меня зовут Екатерина Сергеевна. Я – главный бухгалтер Могилевского лесхоза.

О предприятии:

Наш лесхоз осуществляет деятельность в сфере лесного хозяйства, выполняет работу качественно и эффективно, не забывая при этом о важной миссии предприятия по сохранению и рациональному использованию лесного фонда Республики Беларусь. Основные направления деятельности Могилевского лесхоза – обеспечение народного хозяйства древесиной и топливом при сохранении и усилении полезных природных свойств и функций леса, а также охрана леса от незаконных порубок и лесных пожаров.

В состав лесхоза входит 10 лесничеств, лесной питомник, а также два деревообрабатывающих цеха и лесоохотничье хозяйство.

Описание проблемы:

Как известно, специфика деятельности лесхозов и большой спектр задач предполагают использование различных транспортных средств. Так, автопарк нашего лесхоза насчитывает 159 единиц транспорта (специальная техника, пассажирский транспорт), который на постоянной основе используется в работе и, соответственно, заправляется. Заправки осуществляются по топливным картам на автозаправках «Белоруснефть». Поэтому расчет фактического расхода топлива и подготовка данных для последующего списания либо перемещения ГСМ по каждой единице автотранспорта – одна из самых сложных задач, с которой бухгалтерия лесхоза регулярно сталкивается в своей работе. Для расчета нам прежде всего необходимы достоверные данные о поступлении горюче-смазочных материалов: фактический объем ГСМ, полученных при заправке по топливным картам, отраженный в документе «Поступление материалов» в программе 1С.

Раньше наша работа выглядела так:

На протяжении месяца работники лесхоза заправлялись по топливным картам на автозаправках «Белоруснефть». В конце каждого месяца на e-mail мы получали данные от поставщика, т.е. от ГПО «Белоруснефть», о фактически осуществленных заправках топлива – подробный отчет, в котором указываются: место, дата и время отпуска топлива, номер топливной карты, вид и объем топлива, цена, НДС, итоговая сумма с НДС.

Далее приходилось вручную:

  • группировать данные по топливным картам;
  • по номерам топливных карт определять и затем суммировать объем израсходованного топлива в разрезе каждой единицы транспорта;
  • по каждому транспортному средству рассчитывать расход и остатки ГСМ;
  • в разрезе отдельной единицы используемого автотранспорта определять общую стоимость заправок;
  • переносить полученную информацию в учетную систему и формировать данные для списания либо перемещения ГСМ.

Большой объем сложных ручных операций, влекущий за собой весомые временные затраты, подтолкнул нас к поиску вариантов решения вопроса.

Было принято решение обратиться в компанию «СофтСервис», специалисты которой ранее успешно внедрили на нашем предприятии программный продукт «СофтСервис:Лесное хозяйство 8», оказывали качественную ежемесячную поддержку 1С и консультирование пользователей программы. Мы описали существующую проблему и озвучили запрос: максимально автоматизировать операции по обработке и подготовке необходимых данных для последующего списания либо перемещения ГСМ в разрезе отдельной единицы автотранспорта.

Решение:

Компанией «СофтСервис» было предложено следующее решение: автоматизировать загрузку отчета «Белоруснефть» в программу 1С и последующее формирование на его основе документа «Поступление материалов» с объемом ГСМ, полученных при заправке по топливным картам.

Что было для этого сделано:

В программу «СофтСервис:Лесное хозяйство 8» добавили обработку, которая позволяет в автоматическом режиме: загружать подробный отчет «Белоруснефть» в 1С, преобразовывать полученные данные и представлять их в виде таблицы, а затем заполнять данные по объему ГСМ, полученных при заправке по топливным картам, в документе «Поступление материалов».

Теперь наша работа выглядит так:

В течение месяца транспортные средства лесхоза заправляются на автозаправках «Белоруснефть» по топливным картам. В конце каждого месяца от «Белоруснефть» приходит подробный отчет о фактически осуществленных заправках топлива. Бухгалтер сохраняет этот файл себе на компьютер. Затем заходит в программу 1С «СофтСервис:Лесное хозяйство 8» и нажимает на необходимую обработку, в которой уже прописан путь к папке с отчетом на компьютере. Удобно, что при открытии обработки бухгалтер сразу видит перечень файлов, которые можно загрузить в 1С, и выбирает из перечня нужный ему в данный момент. Дальше программа обрабатывает файл и представляет полученные данные в виде подробной таблицы. Бухгалтер, в свою очередь, применяет необходимые настройки, например: «загрузка на единую дату», «загрузка на единый склад», «загрузка на единый счет», «создавать недостающие материалы автоматически», «сворачивать строки в документах после загрузки» и др. После чего программа создает документ «Поступление материалов» с применением всех заданных на предыдущих этапах настроек. Затем бухгалтер открывает полученный документ для просмотра, осуществляет выборочную проверку корректности данных, проводит документ. На этом всё – документ «Поступление материалов» заполнен, сформирован и проведен, а, значит, готовы необходимые данные для списания либо перемещения ГСМ по каждой единице транспорта.

По факту на этапе загрузки отчета «Белоруснефть», заполнения и формирования документа «Поступление материалов» в учетной системе бухгалтеру достаточно выбрать необходимые настройки, проставив в нужных местах «галочки», нажать на нужные кнопки в заданном порядке и провести выборочную проверку корректности данных. Всё остальное делает программа 1С.

Результат:

Обработка ускорила и упростила работу бухгалтерской службы лесхоза, уменьшила количество рутинных ручных операций, позволила ежемесячно экономить значительное количество рабочего времени.

Мы благодарны специалистам компании «СофтСервис» за качественно проделанную работу.